In der Beratungspraxis des ULD zum IZG-SH stellt die Kostenfrage sowohl für Antragsteller als auch für informationspflichtige Stellen immer wieder eine erhebliche Unsicherheit und Herausforderung dar. Aus diesem Anlass hat das ULD die nachstehende Handreichung veröffentlicht.
Das ULD erhält vermehrt Eingaben im Zusammenhang mit der Datenerhebung bei der Festsetzung der Zweitwohnungssteuer durch Gemeinden in Schleswig-Holstein. Viele Eingaben beschäftigen sich mit der Frage, ob die Kommunen nicht zu viele Daten abfragen.
Was ist die Zweitwohnungssteuer?
Bei der Zweitwohnungsteuer handelt es sich um eine örtliche Aufwandsteuer, die die Kommunen erheben dürfen (§ 2 Abs. 1 i. V. m. § 3 Abs. 1 Kommunalabgabengesetz SH – KAG). Sie kann von den Gemeinden für das Innehaben einer Zweit- beziehungsweise Nebenwohnung erhoben werden. Die Einzelheiten müssen in einer kommunalen Satzung festgelegt werden.
Gemäß Art. 37 Abs. 1 Buchst. a der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Behörden und öffentliche Stellen verpflichtet, einen behördlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Zwar sind nach § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) Verantwortliche unter einer bestimmten Betriebsgröße von der Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten ausgenommen. Diese Ausnahme gilt jedoch nicht für Behörden und andere öffentliche Stellen. Diese haben unabhängig von der Größe in jedem Fall einen behördlichen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Aufgrund der unterschiedlichen Organisationsstrukturen und Trägerschaften öffentlicher Stellen ist die Zuordnung der Verantwortlichkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten teilweise nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Die nachfolgenden Erläuterungen sollen in Zweifelsfragen weiterhelfen:
Ein Ratsinformationssystem ist ein IT-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem, dass die Gremienarbeit in Kommunen unterstützt. Es hilft den politischen Gremien und kommunalen Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Gleichzeitig erleichtert es der Verwaltung die Vorbereitung und Unterstützung der Arbeit der Gremien. Typischerweise organisiert ein Ratsinformationssystem einen Workflow für die Informationen, die für die kommunalen Gremien von Belang sind. So bereitet die Verwaltung die Sitzung vor (Aufstellung der Tagesordnung, Versand von Einladungen etc.) und hinterlegt die benötigten Unterlagen und Informationen im System; teilweise tun dies Mandatsträgerinnen, Mandatsträger und Fraktionen auch selbst. Vor, während und nach der Sitzung greifen die kommunalen Mandatsträgerinnen und Mandatsträger auf die Unterlagen zu. Mit Hilfe des Systems wird nach der Sitzung das Protokoll erstellt und verteilt. Die Ergebnisse aus dem öffentlichen Teil der Sitzung können im Internet veröffentlicht werden. Schließlich kann das System dazu genutzt werden, die Umsetzung der Beschlüsse zu überwachen.
Zu den mithilfe eines Ratsinformationssystems verarbeiteten Informationen gehören regelmäßig auch personenbezogene Daten. Dies sind einerseits Daten in Dokumenten mit personenbezogenen Inhalten, andererseits – unabhängig vom Inhalt der Dokumente – Daten über die Nutzenden (Protokolldaten beim Log-In, Abrufe, Webstatistiken). Bei der Datenverarbeitung sind die Vorgaben zu den technisch-organisatorischen Maßnahmen nach den Datenschutzgesetzen zu beachten. Bevor konkrete technisch-organisatorische Hinweise zur Konfiguration von Ratsinformationssystemen gegeben werden können, ist festzustellen, wer in den verschiedenen Konstellationen die Verantwortung für die Verarbeitung personenbezogener Daten trägt.
Die grundsätzlichen Anforderungen an ein Ratsinformationssystem hinsichtlich Benutzerauthentifizierung, rollenbasierter Zugriffsrechte, sicherer Übertragung von Daten und datenschutzkonformem Speichern sowie an Anwendungssoftware für Computer oder mobile Geräte sind dementsprechend hoch und müssen je nach Nutzungsszenario ergänzt werden. Die eingesetzte Software muss dafür ausgelegt sein, den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu genügen und die Rechte von betroffenen Personen zu schützen.
Vortrag von Marit Hansen, Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein,
bei der
Bürgermeister-Fachkonferenz, Alt Duvenstedt, 30.09.2016
Für die Nennung von Namen und Adressen betroffener Bürger besteht im Planfeststellungsverfahren regelmäßig keine Berechtigung. Die Namen sind insbesondere nicht an Dritte weiterzureichen.
Bereits im 23. Tätigkeitsbericht (2001) hatte sich das ULD mit der Frage zu beschäftigen, wie mit den Namen von Personen in Planfeststellungsverfahren umzugehen ist. Damals war festzustellen, dass nach den Vorschriften des Landesverwaltungsgesetzes in einem Planfeststellungsverfahren zwar Pläne öffentlich auszulegen sind, aus denen auch die betroffenen Grundstücke erkennbar sind, dies jedoch nicht bedeute, dass auch die Namen der betroffenen Grundstückseigentümer angegeben werden dürfen. Für eine solche Veröffentlichung personenbezogener Daten ist eine Befugnisgrundlage erforderlich, die nicht gegeben ist.
Das ULD hat zu diesem Thema bereits im 33. Tätigkeitsbericht (TB) unter Ziff. 4.1.4 zur namentlichen Nennung von Einwohnern in Gremienprotokollen Stellung genommen. Für die Protokollierung von Einwohnern, die sich in Gremiensitzungen zu Wort melden, fehlt es – anders als für die gewählten Mitglieder der jeweiligen Gremien – an einer Rechtsgrundlage für die Aufnahme der Namen in das Protokoll. Erst recht ist eine anschließende Veröffentlichung im Internet unzulässig. Daher bedarf es hierfür einer wirksamen Einwilligung der Betroffenen.
Vortrag von Thilo Weichert, Leiter des ULD, bei der Fraktion Die Partei Piraten Lübeck
Thilo Weichert, Leiter des ULD XVI. Bürgermeisterseminar des Städteverbandes Schleswig-Holstein 08.05.2014, Akademie Sankelmark
