7: FAQ - Häufig gestellte Fragen
Namentliche Nennung von Personen in Gremienprotokollen
Das ULD hat zu diesem Thema bereits im 33. Tätigkeitsbericht (TB) unter Ziff. 4.1.4 zur namentlichen Nennung von Einwohnern in Gremienprotokollen Stellung genommen. Für die Protokollierung von Einwohnern, die sich in Gremiensitzungen zu Wort melden, fehlt es – anders als für die gewählten Mitglieder der jeweiligen Gremien – an einer Rechtsgrundlage für die Aufnahme der Namen in das Protokoll. Erst recht ist eine anschließende Veröffentlichung im Internet unzulässig. Daher bedarf es hierfür einer wirksamen Einwilligung der Betroffenen.
Die Anforderungen an eine Einwilligung richten sich für öffentliche Stellen im Land nach § 12 LDSG. Nach § 12 LDSG bedarf eine Einwilligung grundsätzlich der Schriftform, „soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist.“ Bei der Protokollierung von Ratsversammlungen oder Ausschusssitzungen ist den Umständen nach eine schriftliche Einholung der Einwilligung aller Personen, die einen Redebeitrag geleistet haben, kaum möglich. In diesen Fällen kann von der Einhaltung der Schriftform abgesehen werden, was aber nicht heißt, dass es damit keiner Einwilligung mehr bedarf (Däubler in Däubler/Klebe/Wedde/Weichert, 3. Aufl., § 4a BDSG, Rn. 16). Zulässig ist stattdessen eine mündliche oder konkludente Erklärung. Auch bei einer konkludenten Einwilligung bedarf es einer Handlung, der ein entsprechender Erklärungswert beigemessen werden kann. Es ist auf die Bedeutung der Einwilligung in geeigneter Weise hinzuweisen, § 12 Abs. 2 S. 2 LDSG. Daher ist zu Beginn der Sitzung und idealerweise wiederholt zu Beginn der Sitzungsabschnitte mit Bürgerbeteiligung darauf hinzuweisen, dass die Protokolle im Internet veröffentlicht werden. Weiter ist darauf hinzuweisen, dass es gewünscht bzw. üblich sei, sich mit Namen und ggf. Adresse zu Wort zu melden und dass diese Angaben ebenfalls ins Protokoll aufgenommen würden, sofern sich Bürgerin oder der Bürger nicht gegenteilig äußere, und dass schließlich auch eine anonyme Wortmeldung z.B. nur unter Nennung nur des Stadtteils / Bezirks möglich ist. Der Namensnennung im Rahmen der Wortmeldung des Bürgers kann dann der relevante Erklärungswert beigemessen werden, der für eine konkludente Einwilligung erforderlich ist.
Einwilligungen sind grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Daher wäre eine solche, wie bereits im 33. TB genannt, auch entsprechend zu berichtigen. Der Hinweis auf die Widerruflichkeit folgt aus diesem Umstand.
Denkbar ist eine Praxis die bei Redebeiträgen von Bürgerinnen und Bürgern von jeder Form der Namensnennung im Protokoll absieht, soweit die Person nicht ihrerseits darauf besteht, was durchaus bei besonders aktiveren und regelmäßigen Besucherinnen und Besuchern der Gremiensitzungen der Fall sein kann. Damit würde weitgehend dem Risiko vorgebeugt, bereits veröffentlichte Protokolle nach einem erfolgten Widerruf berichtigen zu müssen. Soweit die Kenntnis des Namens und der Adresse im Einzelfall erforderlich ist, z.B. um Rückfragen der mit der Beantwortung der Bürgerfrage befassten Person zu ermöglichen, können die Namen für diese Zwecke in einem internen Vermerk des Protokollführers enthalten sein.
Schließlich wäre als weitere Alternative denkbar, das Protokoll mit Namensnennung ausschließlich verwaltungsintern zu nutzen und für die Veröffentlichung im Internet eine um alle Namen und Adressen von Betroffenen bereinigte Fassung zu verwenden. Aber auch in diesem Fall bedürfte es für die Aufnahme im verwaltungsinternen Protokoll einer Einwilligung der Redner und mithin um die vorherige Aufklärung über die Verwendung der Namen.
Soweit Protokolle bereits unter Namensnennung ohne wirksame Einwilligung im Internet veröffentlicht wurden, sind diese gemäß § 28 Abs. 2 LDSG zu löschen.
