Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

Auch wenn Daten betroffener Personen nicht veröffentlicht, sondern nur weitergegeben werden, sind datenschutzrechtliche Vorschriften zu beachten. Sofern Bürger Einwendungen nach § 3 Baugesetzbuch (BauGB) gegen geplante Maßnahmen der Gemeinde einreichen, sind diese nur anonymisiert bzw. pseudonymisiert an Dritte weiterzugeben. Schon gegenüber dem entscheidungsbefugten Gremium (Gemeindevertretung oder Ratsversammlung) genügt es, wenn die anonymisierten Einwendungen in ihren Kernaussagen aufgelistet und jeweils den Ausführungen der Verwaltung gegenübergestellt werden (Battis/Krautzberger/Löhr, § 3 BauBG, Randnr. 19). Weil insoweit das jeweilige Beschlussgremium der Kommune Adressat der Einwendung ist, ist eine Mitteilung der Namen an die jeweiligen Mitglieder des Gremiums rechtlich möglich. Vor der Vorlage gegenüber der Gemeindeverwaltung können die identifizierenden Daten aus den Einwendungsschreiben mit personenbeziehbaren Kennziffern ersetzt werden. Der Gemeindevertretung kann sodann neben den pseudonymisierten Eingaben die Liste mit dem Schlüsselverzeichnis – ggf. auch nur auf Rückfrage – vorgelegt werden. Damit sind die Einwendungen für die Mitglieder der Gemeindevertretung vollständig zuzuordnen. Gleichzeitig ist eine vereinfachte Weitergabe der pseudonymisierten Eingaben im Rahmen der weiteren Diskussion und politischen Auseinandersetzung möglich (vgl. hierzu Rundschreiben des Brandenburgischen Ministeriums für Stadtentwicklung vom 29. September 1997 zum Datenschutz im Verfahren nach §§ 3 Abs. 2, 4 und 28 des BauGB, bzw. als PDF).

Soweit schon die Weitergabe an die entscheidungsbefugten Mitglieder der Gemeindevertretung nur unter entsprechenden Vorkehrungen zur Wahrung der Vertraulichkeit möglich ist, gilt dies erst recht bei einer Weitergabe an Dritte. Regelmäßig wird es ohne ausdrückliche Einwilligung des Bürgers an einer Rechtsgrundlage für die Übermittlung an andere Personen fehlen. Soweit sich die Gemeinde eines Dritten im Sinne des § 4b BauGB zur Beschleunigung des Bauleitverfahrens und die Vorbereitung und Durchführung von Verfahrensschritten bedient, ist dieser Dritte ein Verwaltungshelfer. Eine Einbindung ist gem. § 17 Abs. 6 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) zur Durchführung von beratenden oder begutachtenden Tätigkeiten möglich. Dabei gelten die Regelungen der Datenverarbeitung im Auftrag entsprechend. Insbesondere hat die Gemeinde die beauftragte Person zu verpflichten, die Daten nur zu dem Zweck zu verarbeiten, zu dem sie ihr überlassen worden sind und sicherzustellen, dass nach Erledigung des Auftrages die überlassenen Datenträger zurückgeben und gespeicherte Daten gelöscht werden, § 17 Abs. 6 LDSG. Die Kenntnis der Identität der eingebenden Bürger wird normalerweise für den Dritten nicht erforderlich sein. Daher ist eine Übermittlung der Eingabe nur in pseudonymisierter Form statthaft. Soweit in Einzelfällen weitere Angaben erforderlich sind, z. B. zur konkreten Lage des Grundstücks der Person, die die Eingabe gemacht hat, sind Angaben nach Möglichkeit durch die Verwaltung zu verallgemeinern. Eine Mitteilung an den Dritten nach § 4b BauBG wäre jedoch in den Grenzen des § 17 Abs. 6 LDSG zulässig.

Nach den baurechtlichen Regelungen können auch Vorhabensträger nach § 12 BauBG zusammen mit der Gemeinde eine Vorhabens- und Erschließungsplan erstellen. Der Vorhabensträger bzw. dessen Planungsbüro nimmt dann regelmäßig viele der Planungs- und Abwägungsaufgaben der Gemeinde ab. Gerade in diesem Fall ist es extrem wichtig, dass dem Vorhabensträger nicht die ungeschwärzten Eingaben zur Verfügung gestellt werden. Vielmehr hat hier die Gemeinde als verantwortliche Stelle in die eingehenden Unterlagen wirksam zu pseudonymisieren. Soweit Eingänge digital vorliegen, wäre es zudem sinnvoll, wenn das Layout der Eingaben vereinheitlicht würde, sodass auch aus dem Zuschnitt des Briefbogens etc. kein Rückschluss auf den Einsender möglich ist. Ist eine Pseudonymisierung nicht möglich, ist vor der Weitergabe die Einwilligung der Betroffenen einzuholen. Wird die Einwilligung nicht erteilt, muss die Gemeinde die Anfrage vor Weitergabe entsprechend so paraphrasieren und abändern, dass ein Rückschluss auf die Identität des Anfragenden nicht möglich ist. Im Falle konkreter Rückfragen sind diese entweder über die Gemeinde zu leiten oder der betroffene Bürger vorab um eine Einwilligung zur Weitergabe seiner Kontaktdaten zu ersuchen.

Was ist zu tun?

Die Gemeinde hat die Identität von Bürgern, die Eingaben zu Planverfahren machen, umfassend zu schützen. Werden Eingaben umgehend effektiv pseudonymisiert, ermöglicht dies ein erleichtertes Zirkulieren und dient damit nicht zuletzt dem Planvorhaben.