Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

4.8

Kultusbereich

4.8.1

Datenschutz an der Schule

Die Bestellung schulischer Datenschutzbeauftragter kann sich positiv für den Datenschutz auswirken. Die Effizienz eines Datensicherungskonzeptes hängt davon ab, daß es sowohl die automatisierte als auch die konventionelle Verarbeitung der Daten einbezieht.

Das Landesdatenschutzgesetz verpflichtet die Behörden nicht ausdrücklich, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Wo dies geschieht, so stellen wir bei unseren Kontrollen fest, wirkt sich dies häufig positiv auf den rechtmäßigen und sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten aus.

So auch in einem großen Berufsschulzentrum, bei dessen Kontrolle wir keine schwerwiegenden Mängel festgestellt haben. Datenschutz und Datensicherheit hatten dort einen hohen Stellenwert, eine schulische Datenschutzbeauftragte überwachte die Einhaltung der Bestimmungen.

Positiv fiel beispielsweise auf, daß jede Lehrkraft ein eigenes, abschließbares Postfach besitzt, über das vertrauliche Informationen zugeleitet werden können. Die Zugangsregelung zur schuleigenen EDV-Anlage war schlüssig und wirkungsvoll.

Negativ war allerdings zu bemerken, daß "mangels ausreichenden Platzes" Klassenarbeitshefte ungesichert und für jedermann zugänglich in einer Ecke im Schulsekretariat aufgestapelt lagen, um irgendwann einmal archiviert zu werden. Einige Karteien und Akten mit personenbezogenen Daten über Schüler fanden sich in offenen Regalen.

Diese Mängel wurden noch im Laufe der Prüfung abgestellt. Sie verdeutlichen einmal mehr, daß ein Sicherungskonzept nur dann überzeugend ist, wenn es für die elektronisch wie auch für die konventionell verarbeiteten Daten gleichermaßen wirksam ist. Denn an Schulen gilt wie überall, daß ein "perfektes" Sicherungssystem für die Computer wenig nützt, wenn die gleichen Informationen relativ ungesichert in Akten vorhanden sind.

4.8.2

Wenn die Verwaltung anonyme Hinweise erhält

Vielfach besteht Unsicherheit darüber, wie mit anonymen Schreiben zu verfahren ist, insbesondere was zu beachten ist, wenn aufgrund solcher Schreiben gegen anonym Beschuldigte Maßnahmen ergriffen werden.

Über einen Lehrer gingen beim Kultusministerium und bei der Kraftfahrzeugzulassungsstelle eines Kreises anonyme Schreiben ein, die ihn auf übelste Weise beschimpften. Es wurde behauptet, er führe einen unsittlichen Lebenswandel und sei trunksüchtig. Deshalb sei er weder als Lehrer und damit als Vorbild für seine Schüler geeignet, noch dürfe er ohne Gefahr für die Allgemeinheit ein Kraftfahrzeug führen.

Die Kultusministerin hatte die Schreiben "auf dem Dienstwege" über den zuständigen Schulrat dem Betroffenen aushändigen lassen. Hinweise darüber wurden in die Personalakte des Betroffenen nicht aufgenommen.

Der Landrat als Verkehrsbehörde hatte nach Rückfrage beim Betroffenen bei dem Kreis Erkundigungen veranlaßt, der den Führerschein des Betroffenen ausgestellt hatte. Seine eigenen Unterlagen hatte er daraufhin überprüft, ob gegen den Betroffenen straßenverkehrsrechtliche Maßnahmen bekannt waren und schließlich - auf wiederholtes Drängen des Betroffenen - ihn im einzelnen unterrichtet und ihm mitgeteilt, daß kein Anlaß für Maßnahmen gegen ihn bestehe.

Der Betroffene wandte sich gegen die Art, in der die anonymen Beschuldigungen behandelt wurden. Nach seiner Auffassung hätten aufgrund der Schreiben überhaupt keine Prüfungen durchgeführt werden dürfen, ihm diese statt dessen unverzüglich und unmittelbar zugeleitet werden müssen. Der Eingabenausschuß des Schleswig-Holsteinischen Landtages, an den sich der Betroffene gewandt hatte, bat uns um Stellungnahme.

Wir haben uns dabei auf den Standpunkt gestellt, daß es grundsätzlich im pflichtgemäßen Ermessen der empfangenden Stelle liegt, wie sie anonyme Schreiben bewertet. Im wesentlichen lassen sich folgende Möglichkeiten unterscheiden:

• Die anonyme Information wird als belanglos betrachtet und vernichtet.
  
• Die Nachricht ist für die empfangende Stelle belanglos, bedeutet für Betroffene jedoch eine Belästigung, Belastung, Beleidigung oder einen ähnlichen Eingriff in die Persönlichkeitssphäre. Die empfangende Stelle wird die Nachricht dem Betroffenen aushändigen, um ihm die Möglichkeit eigener Maßnahmen zu eröffnen. Eines Rückbehalts bei der empfangenden Stelle bedarf es nicht.
  
• Die Nachricht ist für die empfangende Stelle prüfungsrelevant. Die Prüfung ergibt jedoch keinen Anlaß zu weiteren Maßnahmen. Die Prüfungsaktivitäten werden dokumentiert und damit personenbezogene Daten gespeichert.
  
• Die Informationen führen zu konkreten Maßnahmen gegen Betroffene. Die Maßnahmen vollziehen sich sodann nach den einschlägigen Fachvorschriften in Verbindung mit den Datenschutzbestimmungen. Bei dienstlichen Maßnahmen ist dem Betroffenen Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Die Unterlagen sind in diesem Fall - und nur in diesem Fall - zu den Personalakten zu nehmen.
  

Im konkreten Fall hat das Kultusministerium die Schreiben als belanglos betrachtet und sie dem Betroffenen für eigene Maßnahmen zugeleitet. Eine gezielte Datenerhebung lag nicht vor, da die Schreiben der Ministerin unverlangt zugesandt wurden. Nach der Entscheidung zur Abgabe an den Betroffenen waren sie im Kultusministerium nicht mehr erforderlich und wurden durch die Abgabe im Ministerium "gelöscht". Die Datenübermittlung an den Schulrat war nach Auffassung der Kultusministerin aus dem Gesichtspunkt der Fürsorge für den Betroffenen erforderlich, um auch dem nachgeordneten Bereich deutlich zu machen, daß solche Schreiben gegen den Betroffenen nach Auffassung des Ministeriums belanglos seien. Gegen diese Form der Rückgabe einschließlich der Datenübermittlung an den Schulrat bestehen grundsätzlich keine Bedenken.

Letztlich war auch die Vorgehensweise der Verkehrsbehörde nicht zu beanstanden, wenngleich es offenbar des Drängens durch den Betroffenen bedurfte, bis ihm die anonymen Schreiben eröffnet wurden.

Wenn nach alledem formelle Datenschutzverstöße auch nicht festgestellt werden konnten, so bleibt doch ein Unbehagen über die tatsächlichen Verwaltungsabläufe. Zum angemessenen Umgang mit so sensiblen Informationen wie derartigen anonymen Vorwürfen gehört eine sehr sorgfältige Auswahl und Durchführung der notwendigen Verfahrensschritte. Hier wäre u.U. eine zügigere Bearbeitung im Kultusministerium, eine klare Unterrichtung des Betroffenen über das Verfahren und eine zusätzliche, deutliche Information der Schulaufsichtsbehörde von der ministeriellen Bewertung der Angelegenheit vorstellbar gewesen. In der Führerscheinangelegenheit hätte von vornherein durch eine größere Offenheit der Verkehrsbehörde gegenüber dem Betroffenen vermieden werden müssen, daß er die Behörde mehrfach persönlich drängen mußte, ihm den Sachverhalt zu erläutern und dabei den Eindruck erhielt, das Verfahren laufe nicht in rechtlich einwandfreier Weise ab. Solche Überlegungen gehören in den Gesamtzusammenhang des fairen und sachgemäßen Umganges mit personenbezogenen Daten und unterstreichen die besondere Bedeutung der Transparenzvorschriften des LDSG.