Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

4.10

Personalwesen

4.10.1

Abschottung der Beihilfedaten unverzichtbar

Bei der Beihilfebearbeitung ist bezüglich der Vertraulichkeit der Daten ein besonderer Maßstab anzulegen. Da die Gefahr der bewussten oder unbewussten Beeinflussung von Personalentscheidungen durch die Kenntnis von sensiblen Krankheitsdaten ungleich höher ist als bei anderen Verwaltungsverfahren, ist im Beamtenrecht neben dem ausdrücklichen Zweckbindungsgebot auch eine räumliche, organisatorische und personelle Trennung dieser Aufgaben von der übrigen Personalverwaltung vorgeschrieben. Damit eine ausreichende Abschottung dieser Aufgaben auch im kommunalen Bereich gewährleistet werden kann, hat der Gesetzgeber die Möglichkeit eröffnet, Beihilfeangelegenheiten zur selbstständigen Erledigung auf die Versorgungsausgleichskasse zu übertragen.

Für uns stellte sich im Rahmen einer Prüfung nun die Frage, ob z. B. eine kreisangehörige Stadt in der Lage ist, die Beihilfeaufgaben selbst wahrzunehmen bzw. unter Beteiligung einer Kreisbesoldungsstelle im Wege der Auftragsdatenverarbeitung so zu gestalten, dass dabei ausreichende datenschutzrechtliche Standards gewährleistet sind. Das Ergebnis unserer Prüfung spricht für sich: die Stadt ist inzwischen der Versorgungsausgleichskasse beigetreten. Die Gründe: Die Stadt hatte zwar die Beihilfebearbeitung auf den Standesbeamten übertragen und damit diese Aufgabe aus der allgemeinen Personalverwaltung herausgelöst. Dabei hatte sie es jedoch versäumt, auch für eine Vertretungsregelung zu sorgen, was dazu führte, dass weiterhin ca. 20 bis 25 Prozent aller Fälle von Mitarbeitern der Personalverwaltung zu bearbeiten waren. Sonstige Organisationsregelungen zur Abschottung der Beihilfe fehlten.

Auch die Einschaltung der Kreisbesoldungsstelle konnte nicht zur Lösung der anstehenden Probleme beitragen. Bei der Auftragsdatenverarbeitung bleibt die Stadt als Auftraggeberin immer für die Rechtmäßigkeit der Aufgabenerfüllung sowie für die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz verantwortlich. Die auftragnehmende Stelle ist im Gegenzug strikt weisungsgebunden, was z. B. dazu führt, dass dort keine selbstständige Führung von Personalakten möglich ist. Eine weitergehende Aufgabenübertragung wie bei der Versorgungsausgleichskasse ist hier wegen fehlender gesetzlicher Grundlagen nicht möglich.

Da nur bei der Bearbeitung, nicht aber bei der Verantwortlichkeit für die Aufgabenerfüllung eine Hilfestellung durch die Kreisbesoldungsstelle möglich war, hätte eine Organisationsregelung für die notwendige Abschottung bei der Stadt folgende Fragen beantworten müssen:

• Wer soll für die Erteilung der Beihilfebescheide verantwortlich sein?

• Wer soll die kassentechnische Umsetzung vornehmen?

• Auf welche Weise soll eine ausreichende Vertretung für die Aufgabenwahrnehmung gewährleistet werden?

• In wessen Zuständigkeit soll die Bearbeitung von Beschwerden und Widerspruchsangelegenheiten fallen?

4.10.2

Potenzialanalysen für Führungskräfte nur auf freiwilliger Basis

Methoden des Personalmanagements sollen als neue Steuerungsinstrumente in der Landesverwaltung eingeführt werden. Eines davon ist das Personalentwicklungskonzept. Bei seiner Realisierung kommt es aus Datenschutzsicht entscheidend auf die Einwilligung der Betroffenen an.

Ein wesentliches Element des Personalentwicklungskonzeptes ist die "Personalentwicklung für Führungskräfte”, in deren Rahmen eine "Potenzialanalyse” (vgl. 21. TB, Tz. 4.11.1) durchgeführt wird. Diese dient der Förderung der Fähigkeiten von Führungskräften und der Erkundung und Bewertung von Führungspotenzialen bei Nachwuchskräften. Zentrales Instument hierfür ist die ressortübergreifende Durchführung von Personalentwicklungsseminaren, an deren Ende für den Teilnehmer ein individueller Förderplan erstellt wird, der ihm die Wahrnehmung bestimmter Personalentwicklungsmaßnahmen empfiehlt. Nach Anlaufen dieser Teilkomponenten soll ein Controlling installiert werden, um zu klären, ob die inhaltlichen und verfahrensbezogenen Ziele der Potenzialanalyse erreicht werden und auf welche Akzeptanz diese Maßnahmen stoßen. Daneben sollen Struktur und Qualität der individuell empfohlenen Fördermaßnahmen und nicht zuletzt auch die Wirtschaftlichkeit der gesamten Maßnahme überprüft werden.

Im Rahmen der Durchführung der Potenzialanalyse kommt es zwangsläufig zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Auswahl der Teilnehmer der Personalentwicklungsseminare soll nach dem Prinzip der Bestenauslese unter Heranziehung verschiedener Befähigungsmerkmale in den dienstlichen Beurteilungen und dem Ergebnis der Leistungsbeurteilung erfolgen. Als Erkenntnisquellen sollen u.a. Beurteilungen, Ergebnisse aus den Personalentwicklungsseminaren, Bewertungen der Projektarbeit, die Meldung über absolvierte Fortbildungen sowie eine Selbsteinschätzung der Betroffenen herangezogen werden.

Wir haben darauf hingewiesen, dass sowohl der Zugang zu Personalakten innerhalb des Ressorts als auch die Auskunftserteilung an ressortfremde Mitarbeiter oder private Dritte an präzise gesetzliche Voraussetzungen geknüpft ist. Die vorgesehene Verarbeitung der Personalaktendaten durch externe Berater und ressortfremde Mitarbeiter war damit nicht vereinbart. Da die Potenzialanalyse nun als reines Förderinstrument und nicht als Auswahlinstrument angesehen und als "Gewinner/Gewinner-Modell” ausgestaltet wird, setzt dies eine Teilnahme auf rein freiwilliger Basis voraus, ohne dass bei einer Nichtteilnahme mit negativen Folgen in der weiteren beruflichen Entwicklung gerechnet werden muss. Ein Zusammenhang mit Auswahlentscheidungen besteht nur insofern, als die Bewerber sich auf Grund der gewonnenen Erkenntnisse aus der Potenzialanalyse gezielt weiterqualifizieren können und sich dies vermutlich positiv in späteren Regel- oder Anlassbeurteilungen niederschlagen wird.