22. Tätigkeitsbericht (2000)
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Sonstiges |
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Neue Aktenordnung der Landesverwaltung mit Mängeln
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Das Innenminsterium sah sich auf Grund der Kritik des Landesrechnungshofes veranlasst, die Aktenordnung für die gesamte Landesverwaltung zu überarbeiten, um die Schriftgutverwaltung auf diesem Wege wirtschaftlicher zu gestalten. Leider ist es dabei zu einigen missverständlichen Formulierungen und Widersprüchen zu gesetzlichen Vorschriften gekommen.
Der Entwurf für die neue Aktenordnung wurde uns bereits im September 1997 mit der Bitte um Stellungnahme übersandt. Wir kamen dieser Bitte nach und äußerten uns damals ausführlich zu Fragen der Schriftgutverwaltung, der Aufbewahrung von Altschriftgut sowie dessen Aussonderung, der Andienung an das Landesarchiv und der Vernichtung. Wir haben konkrete Änderungsvorschläge formuliert. Da die Modalitäten der Aktenvernichtung durch beauftragte Firmen sehr komplexe datenschutzrechtliche Fragen aufwarfen, wurde hierzu eine gesonderte Kontaktaufnahme und Bearbeitung vorgeschlagen. Etwa eineinhalb Jahre später wurde im Amtsblatt (1999, S. 260) die neue "Aktenordnung für die schleswig-holsteinische Landesverwaltung (AktenO)” als Erlass veröffentlicht. Darin finden sich zwar eine ganze Reihe unserer Vorschläge wieder, bedauerlicherweise wurden dafür aber andere wichtige Anmerkungen nicht berücksichtigt. Eine nähere Regelung der Aktenvernichtung erfolgte nicht.
Bezüglich der weiteren Behandlung der vom Landesarchiv übernommenen Unterlagen hatten wir vergeblich auf die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften hingewiesen. So sollen die abgebenden Dienststellen laut Aktenordnung jederzeit berechtigt sein, ihr dem Landesarchiv übergebenes Schriftgut einzusehen oder zu entleihen, obwohl das Landesarchivgesetz deren Nutzung nur noch eingeschränkt erlaubt. Das Landesarchiv soll außerdem die Zustimmung der abliefernden Dienststelle einholen müssen, bevor es übernommenes Schriftgut vernichtet. Diese Regelung widerspricht ebenfalls dem Gesetz, wonach Unterlagen, bei denen die Voraussetzungen für die Archivwürdigkeit nicht oder nicht mehr vorliegen, zu vernichten sind, soweit nicht die abgebende Stelle erklärt, dass die Voraussetzungen für eine Sperrung an Stelle der Löschung vorliegen. Die Verantwortung für die Vernichtung liegt allein beim Landesarchiv.
Die Aktenordnung stimmt außerdem mit einigen Passagen des neuen LDSG (vgl. Tz. 1.1) nicht überein. Dieses sieht z. B. eine Ordnung der Vorgänge auch nach Personenbezügen vor und trägt damit neben den datenschutzrechtlichen Belangen auch denen des neuen Informationsfreiheitsgesetzes Rechnung. Darauf hatten wir den Innenminister vergeblich hingewiesen. Jetzt wird es notwendig sein, die neue Aktenordnung schon bald wieder zu ändern.
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