Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

4.11

Personalwesen

Der richtige Umgang mit Personaldaten bereitet in der Praxis offenbar immer wieder Schwierigkeiten. Das neuen Landesbeamtengesetz bringt endlich Rechtsklarheit.

4.11.1

Verarbeitung von Bewerberdaten im Polizeibereich neu geregelt

Durch eine Eingabe wurden wir darauf aufmerksam gemacht, daß bei der Werbe- und Einstellstelle der Polizei Daten abgelehnter Bewerber grundsätzlich für fünf Jahre aufbewahrt wurden, obwohl die Löschung solcher Daten verbindlich vorgeschrieben ist, sobald feststeht, daß ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt. Unsere Nachforschungen ergaben darüber hinaus weitere Verfahrensmängel. Dies führte dazu, daß die Verarbeitung von Bewerberdaten jetzt durch einen Runderlaß neu geregelt wurde. Von Bedeutung sind folgende Festlegungen:

• Zugang zu Einstellungsvorgängen dürfen jetzt nur noch Mitarbeiter erhalten, die für die Bearbeitung des betreffenden Vorgangs zuständig sind.

• Bei der Einstellung dürfen nur solche Bewerbungsunterlagen in die Personalakte übernommen werden, die zur Begründung des Dienstverhältnisses erforderlich sind.

• Eingereichte Unterlagen werden bei Rücknahme der Bewerbung sofort, sonst spätestens mit dem Ablehnungsbescheid, zurückgegeben.

• Die verbleibenden Restvorgänge werden wegen möglicher Rechtsmittelverfahren nach der Entscheidung für ein Jahr aufbewahrt und anschließend vernichtet.

4.11.2

Anforderung uneingeschränkter Bundeszentralregisterauskünfte durch die Reaktorsicherheitsbehörde

Mitarbeiter von Firmen, denen der Zutritt zu kerntechnischen Anlagen, wie z.B. Atomkraftwerken, gestattet wird, müssen sich nach den Vorschriften des Atomgesetzes einer Sicherheitsüberprüfung unterziehen. Zuständige Stelle ist in Schleswig-Holstein die Reaktorsicherheitsbehörde. Sie befragt zu diesem Zweck die Verfassungsschutzbehörde über relevante Erkenntnisse sowie das Bundeszentralregister über vorhandene Eintragungen. Zur "Vereinfachung des Verwaltungsverfahrens" wurde bisher der Zentralregisterauszug über die Verfassungsschutzbehörde angefordert. Sie leitete den Auszug ihrerseits der Reaktorsicherheitsbehörde zu und bekam dadurch natürlich Eintragungen zur Kenntnis, die sie für die Erfüllung ihrer eigenen Aufgaben gar nicht benötigte.

Wir haben die Reaktorsicherheitsbehörde ersucht, zukünftig alle Anfragen selbst beim Bundeszentralregister zu stellen und die Antworten nicht mehr über die Landesverfassungsschutzbehörde leiten zu lassen. Die Reaktorsicherheitsbehörde hat sich unserer Auffassung angeschlossen und das Verfahren entsprechend umgestellt.

4.11.3

Was nicht in die Personalakte gehört

Eine Mitarbeiterin hatte mit einem Dienstwagen die in Ortschaften zulässige Höchstgeschwindigkeit geringfügig überschritten und war dabei in eine Polizeikontrolle geraten. Die Anhörung im Bußgeldverfahren richtete sich zunächst gegen den Dienstherrn, da dieser als Halter des Pkw im Zulassungsregister gespeichert war. Natürlich wurde die Anhörung an die betroffene Mitarbeiterin zur Stellungnahme weitergeleitet. Zusätzlich wurde jedoch auch eine Kopie des Anhörungsbogens zu ihrer Personalakte genommen, ohne daß sie davon wußte.

4.11.4

Jährliche Überprüfung des erhöhten Ortszuschlages nicht erforderlich

Die Zahlung eines erhöhten Ortszuschlages an Mitarbeiter im öffentlichen Dienst ist im wesentlichen von den familiären Verhältnissen abhängig. Eine Überprüfung der Anspruchsvoraussetzungen durch das Landesbesoldungsamt erfolgt in der Regel alle drei Jahre. Davon abweichend müssen jedoch Beschäftigte, die einen erhöhten Ortszuschlag wegen Aufnahme einer Person in die Wohnung erhalten, bereits nach einem Jahr eine sog. Kinder- und Ortszuschlagserklärung abgeben. Betroffen von dieser Regelung sind Alleinerziehende - in erster Linie Frauen -, die ein oder mehrere Kinder in ihrem Haushalt betreuen.

Begründet wurde der kürzere Befragungsrhythmus vom Landesbesoldungsamt damit, daß "bereits die bisherige Verfahrensweise der rückwirkenden Überprüfung der gesetzlichen Anspruchsvoraussetzungen für ein Jahr in einer nicht unerheblichen Zahl von Fällen die Zahlungsempfängerinnen und Zahlungsempfänger in Beweisnot brachte, da sie die erforderlichen Nachweise nicht mehr besaßen und teils unter großen Schwierigkeiten neu beschaffen mußten".

Diese Begründung kann nicht überzeugen, da jeder Gehaltsempfänger verpflichtet ist, Veränderungen in seinen familiären Verhältnissen selbst rechtzeitig anzuzeigen, und es hier nur um eine Kontrolle gehen kann, ob die Anzeigepflicht tatsächlich beachtet wurde. Das Landesbesoldungsamt hat nunmehr eingeräumt, daß in Fällen, in denen Kinder unter 16 Jahren betreut wurden, ein Überprüfungszeitraum von drei Jahren ausreicht. Für alle anderen Fallgruppen wird weiterhin ohne Nachweis von "Beweisnotfällen" die jährliche Überprüfung beibehalten.

4.11.5

Was darf der Schulelternbeirat über Fehlzeiten der Lehrer erfahren?

Ein Personalrat im Lehrerbereich legte dar, es sei weitgehend üblich, über die Fehlzeiten von Lehrkräften detaillierte Listen einschließlich der Gründe wie Krankheit, Arztbesuch, Art der Fortbildung, dienstliche und private Beurlaubung mit Erläuterungen zu erstellen und sie in der Schule mit dem Elternbeirat, aber auch öffentlich, zu erörtern oder sogar in öffentlich zugänglichen Vertretungsplänen darzustellen. Dies führe zu Versuchen von Eltern, auf Entscheidungen des Schulleiters Einfluß zu nehmen bzw. zu Animositäten gegenüber einzelnen Lehrkräften.

Wir haben darauf hingewiesen, daß zu den dienstlichen Daten über Mitarbeiter öffentlicher Stellen, neben Namen, dienstlicher Telefonnummer, Dienstbezeichnung und die Funktion des Mitarbeiters auch die Tatsache der Teilnahme an einer dienstlichen Fortbildungsmaßnahme oder die Nennung eines sonstigen dienstlich veranlaßten Abwesenheitsgrundes, gehören.

Geschützt und damit dem Informationsanspruch des Schulelternbeirats entzogen sind allerdings Daten, die das persönliche Verhältnis der Lehrkraft und anderer Mitarbeiter zu ihrem Dienstherrn berühren oder ihren privaten Bereich betreffen. Daten über Erkrankungen, Arztbesuche oder private Gründe für Beurlaubungen dürfen deshalb grundsätzlich nicht veröffentlicht werden. Auch für eine Weitergabe solcher Daten an den Schulelternbeirat gibt es keine Befugnisgrundlagen. Daraus folgt schließlich auch, daß eine Veröffentlichung privater Fehlgründe auf den schulöffentlich ausgehängten Vertretungsplänen unzulässig ist.

4.11.6

Neues Personalaktenrecht endlich verabschiedet

Bereits seit dem 01.01.1993 hat der Bund im Beamtenrechtsrahmengesetz die Verarbeitung von Personaldaten detailliert geregelt. Nach eingehender Beratung hat nun auch der Landtag das Landesbeamtengesetz an die Maßgaben des Rahmenrechts angepaßt und durch Änderung des Landesdatenschutzgesetzes seine Anwendung auf alle Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes in Land und Kommunen erstreckt. Damit ist eine seit mehr als drei Jahren bestehende Rechtsunsicherheit im Bereich des Personaaktenrechts endlich beseitigt. Für die Betroffenen ist das neue Recht mit wesentlichen Verbesserungen verbunden. Dazu gehören:

Vertraulicher Umgang mit Personalakten

Die vertrauliche Behandlung von Personalakten auch innerhalb der Verwaltung wird besonders herausgestellt. Zur Sicherung der Vertraulichkeit sind organisatorische Regelungen vorgesehen, die den verwaltungsmäßigen Umgang mit Personalakten erheblich beschränken. So dürfen Personalnebenakten innerhalb einer Behörde nicht mehr geführt werden. Dabei handelt es sich um Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden. Mit dieser Regelung soll verhindert werden, daß in Fachabteilungen bzw. bei Fachvorgesetzten Zweitakten geführt werden. Personalentscheidungen der Behörde sollen zudem nur noch aufgrund von Daten aus der Originalakte getroffen werden.

Zugang zu Personalakten haben nur noch Beschäftigte, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Für Fachvorgesetzte besteht damit keine Möglichkeit mehr, in Personalakten ihrer Mitarbeiter Einsicht zu nehmen. Ggf. sind ihnen die im Einzelfall zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Personalaktendaten zur Kenntnis zu geben. Vorgesetzte sollen bei der Wahrnehmung der Fachaufsicht über ihre Mitarbeiter nicht durch Kenntnisse aus der Personalakte beeinflußt werden.

Erweitertes Auskunfts- und Akteneinsichtsrecht für Betroffene

Bisher hatten Mitarbeiter lediglich das Recht auf Einsicht in ihre vollständige Personalakte. Andere Unterlagen, in denen Personaldaten über sie gespeichert wurden, blieben ihnen in der Regel verschlossen. Nunmehr verfügen Mitarbeiter über ein generelles Recht auf Einsicht in alle Akten, die personenbezogene Daten über sie enthalten und für ihr Dienst- oder Arbeitsverhältnis verarbeitet oder genutzt werden, soweit gesetzlich nichts anderes bestimmt ist. Ist eine Einsichtnahme nicht möglich, weil die Daten der Betroffenen mit Daten Dritter oder mit geheimhaltungsbedürftigen Daten verbunden sind, müssen vom Dienstherrn entsprechende Auskünfte erteilt werden.

Anspruch auf Entfernung von Unterlagen aus Personalakten

Erstmalig werden "Verjährungsfristen" für die Aufbewahrung belastender Unterlagen in Personalakten eingeführt. Der vom Bundesverwaltungsgericht entwickelte Vollständigkeitsgrundsatz (Unterlagen, die einmal rechtmäßig in die Personalakte aufgenommen wurden, dort wegen der notwendigen Schlüssigkeit der Akte dauerhaft gespeichert bleiben) für Personalakten verliert damit seine Gültigkeit.

Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsvorschriften des Disziplinarrechts keine Anwendung finden, sind künftig,

• falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, mit Zustimmung des Betroffenen unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten,

• falls sie für den Betroffenen ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf seinen Antrag nach drei Jahren zu entfernen und zu vernichten; ausgenommen sind dienstliche Beurteilungen.

4.11.7

Aktenordnung für den Personalrat

Ist die Kenntnis personenbezogener Daten nach Abschluß eines Vorgangs zur Aufgabenerfüllung der datenverarbeitenden Stelle nicht mehr erforderlich, schreibt das Landesdatenschutzgesetz grundsätzlich deren Löschung vor. Die Erforderlichkeit der Dauer der Datenspeicherung legt die datenverarbeitende Stelle in allgemeinen Regelungen über die Aufbewahrung von Daten fest. In einer solchen Aktenordnung müssen also Regelungen darüber enthalten sein,

• welche Daten gespeichert werden sollen,

• für welche Dauer die Speicherung beabsichtigt ist,

• zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt.

Diese Anforderungen gelten auch, für Personalräte, wenn sie als selbständige datenverarbeitende Stelle Daten der von ihnen betreuten Mitarbeiter speichern.