4.4 Soziales
4.4.1 Einmal sensible Sozialdaten für alle – das Problem mit den E-Mail -Verteilern
Eine goldene Regel in der Verwaltung lautet, dass zunächst die Zuständigkeit geprüft werden muss. Wer ist z. B. in der Kreisverwaltung für die Abrechnung von kieferorthopädischen Behandlungen eines bestimmten Kindes zuständig, wenn die Eltern Sozialleistungen erhalten? Eine Mitarbeiterin fragte per interner E-Mail bei den Kollegen nach. Leider „verklickte“ sie sich bei der Auswahl des internen E-Mail-Verteilers. So erhielten nicht nur die Kollegen, die für diesen Bereich zuständig sind, sondern 822 Empfänger aller Fachbereiche bzw. Fachdienste der Kreisverwaltung ihre Nachfrage und damit Kenntnis von dem Antrag der Eltern.
Es existierten Regelungen zum Datenschutz und eine Dienstanweisung zur E-Mail-Kommunikation, die auch allen Beschäftigten der Kreisverwaltung zur Verfügung standen. Zur Entschuldigung führte der Kreis in seiner Datenpannenmeldung aus, dass die Kollegin gerade erst ihre Ausbildung beendet habe.
Was ist zu tun?
Gerade neue, noch unerfahrene Kolleginnen und Kollegen müssen ausreichend über die Anforderungen zum Schutz von Sozialdaten geschult werden. Dies gilt auch bzw. gerade für die alltäglichen Arbeitsprozesse z. B. bezüglich der Übermittlung von Sozialdaten.
4.4.2 Auskunft erteilen – aber bitte nicht per Salamitaktik!
Stellen Sie sich vor, Sie bekommen im Jugendamt endlich einen Termin für eine Akteneinsicht – und dann wird Ihnen eine Akte mit inhaltsleeren Seiten vorgelegt. Über 600 Seiten sind komplett geschwärzt, oder es sind nur noch Ihr Name und die Seitenzahlen zu lesen. Sie werden darauf hingewiesen, dass es nicht erlaubt sei, die leeren Seiten zu fotografieren oder zu kopieren. Sie könnten sich ja Notizen machen.
Das können Sie sich nicht vorstellen. Konnten wir auch nicht. Aber genau das schilderte uns ein Beschwerdeführer. Der Mitarbeiter des Jugendamts habe bei dieser Akteneinsicht sichtlich seinen Spaß gehabt, so der Beschwerdeführer.
Das Amt erklärte auf Nachfrage, dass alle Angaben, die andere Personen, z. B. der Kindesmutter, betreffen würden, geschwärzt worden seien. Der Beschwerdeführer bezweifelte, dass ausschließlich Unterlagen der Kindesmutter geschwärzt wurden, und fragte, warum z. B. auch Schreiben geschwärzt wurden, die er selbst geschrieben und an das Jugendamt geschickt hatte. Exemplarisch benannte der Beschwerdeführer einige seiner Schreiben. Das Jugendamt räumte daraufhin ein, dass zu viel geschwärzt worden sei. Der Beschwerdeführer erhielt die von ihm benannten Unterlagen, aber auch nicht mehr. Der Beschwerdeführer benannte daraufhin weitere Unterlagen, woraufhin das Jugendamt einräumte, dass auch diese hätten beauskunftet werden müssen.
Sie ahnen, wie die Geschichte weitergeht. Erneut musste der Beschwerdeführer darauf hinweisen, dass die Akte weitere Unterlagen mit Daten zu seiner Person enthalten müsste. Das Jugendamt prüfte also ein drittes Mal, und siehe da, der Beschwerdeführer hatte recht. Ihm wurden weitere Unterlagen ausgehändigt. Seit dem ersten Termin für Akteneinsicht waren zwei Jahre vergangen.
Selbstverständlich beanstandeten wir das Verhalten des Jugendamts und machten von unseren Abhilfebefugnissen Gebrauch.
Was ist zu tun?
Macht eine betroffene Person von ihrem Auskunftsrecht Gebrauch, so muss der Verantwortliche die geforderten Informationen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung stellen. Diese Frist kann um zwei Monate verlängert werden, wenn dies z. B. aufgrund der Komplexität und der Anzahl von Anträgen erforderlich ist. In einem solchen Fall muss die betroffene Person innerhalb der Monatsfrist zusammen mit den Gründen über die Verzögerung unterrichtet werden.
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