Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

4

Datenschutz in der Verwaltung

4.1

Kommunalbereich

4.1.1

Datenschutzbeauftragte in Kommunen

Schleswig-Holsteins Behörden ernennen zunehmend eigene Datenschutzbeauftragte. Eine Umfrage hat gezeigt, dass zwei Drittel aller Kommunen bereits einen behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellt haben oder in den nächsten Monaten bestellen werden.

Das neue schleswig-holsteinische Datenschutzgesetz sieht die Bestellung behördlicher Datenschutzbeauftragter zwar nicht zwingend vor. Gleichwohl ist die weit überwiegende Zahl der Kommunen offenbar der Auffassung, es bringe Vorteile, einen eigenen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Nach einer Umfrage, die wir Ende 2001 durchgeführt haben, plant lediglich ein Drittel der Kommunen gegenwärtig keine Schritte in diese Richtung. Meistens werden Kostengründe genannt.

Gerade für kleinere Kommunen kann es sich anbieten, gemeinsam mit den Nachbargemeinden einen behördlichen Beauftragten zu bestellen. Eine derartige Möglichkeit ist im LDSG ausdrücklich vorgesehen. Wir haben bereits im Laufe dieses Jahres erste Beratungen bei Ämtern und Gemeinden, die die Bestellung eines gemeinsamen Beauftragten planten, durchgeführt. Weitere schleswig-holsteinische Behörden haben ihr Interesse an einer derartigen Vorgehensweise signalisiert.

Soweit Behörden bereits vor In-Kraft-Treten des neuen LDSG einen internen Datenschutzbeauftragten bestellt haben, ist darauf zu achten, dass diese Bestellung den neuen Anforderungen angepasst wird. Ein Muster einer Bestellung zur oder zum behördlichen Datenschutzbeauftragten findet sich in den ”Tipps und Hinweisen” des ULD zur Anwendung des neuen Landesdatenschutzgesetzes.

Weitere Hinweise zu diesem Thema gibt es auf unserer Homepage:

Wir planen, die behördlichen Datenschutzbeauftragten bei ihrer Arbeit zu unterstützen und zwar durch:

• Hilfen bei der Gründung von Arbeitskreisen,

• Schaffung eines speziellen Informationsangebotes über unsere Homepage,

• Einrichtung einer Mailingliste,

• Initiierung eines Newsletters,

• Schaffung eines speziellen Fortbildungsangebotes für behördliche Datenschutzbeauftragte und

• Durchführung eines landesweiten Info-Tages.

4.1.2

Neues Landesmeldegesetz bringt Vereinfachungen

Der vom Kabinett verabschiedete Entwurf eines Gesetzes zur Änderung des Landesmeldegesetzes soll das Verfahren bei einem Wohnungswechsel deutlich vereinfachen. Gleichzeitig soll durch eine erweiterte Amtsermittlung der Meldebehörden die Fehlerquote in den Melderegistern reduziert werden.

Weshalb muss ein Bürger im Falle eines Umzuges eigentlich bei zwei Meldebehörden vorstellig werden - einmal zur Abmeldung an seinem bisherigen Wohnsitz und ein weiteres Mal zur Anmeldung an seinem neuen Wohnsitz? Der Innenminister ist offenbar wie wir der Auffassung, dass dieses Verfahren einfacher und damit auch bürgerfreundlicher gestaltet werden kann.

Im neuen Melderecht soll die Abmeldung bei einem Umzug innerhalb des Landes Schleswig-Holstein nämlich ganz entfallen. Dafür soll die bisherige Kontrollmitteilung durch die Unterrichtung der Wegzugsgemeinde über den Umzug ersetzt werden. Allerdings besteht damit für die Zuzugsgemeinde nicht mehr die Möglichkeit, die Richtigkeit der Angaben des Meldepflichtigen auf der Grundlage einer vorgelegten Abmeldebestätigung zu überprüfen; deshalb wird es in Zukunft möglich sein, im Rahmen eines automatisierten Abrufverfahrens direkt auf die Meldedaten der bisherigen Meldebehörde zuzugreifen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht wird dadurch die Richtigkeit der gespeicherten Meldedaten verbessert. Gleichzeitig kann mit Ausnahme der neuen Anschrift sowie des Einzugsdatums bereits der vollständige Anmeldevordruck automatisiert ausgefertigt werden. Dem Meldepflichtigen wird das umständliche Ausfüllen von Vordrucken erspart. Er braucht nur noch seine Unterschrift zu leisten. Dies dürfte auch die Warteschlangen in den Meldebehörden deutlich verkürzen.

Mit dem neuen Landesmeldegesetz soll gleichzeitig das Amtsermittlungsprinzip gestärkt werden. Ein Abgleich mit den anonymen Statistikdaten aus der Volkszählung hat nämlich gezeigt, dass die Melderegister offensichtlich doch mit erheblichen Fehlerquoten belastet sind. Deshalb sollen die Empfänger von Meldedaten ermächtigt werden, die Meldebehörden zu unterrichten, wenn ihnen Anhaltspunkte für die Unrichtigkeit der übermittelten Daten vorliegen. Anschließend sollen die Meldebehörden diesen Hinweisen nachgehen und die Richtigkeit ihrer Daten von Amts wegen überprüfen und gegebenenfalls berichtigen. Auch gegenüber Finanz- und Sozialämtern soll dieses Verfahren zum Einsatz kommen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht bestehen dagegen keine Bedenken, da in den entsprechenden Fällen ausschließlich Meldedaten sowie der Hinweis auf ihre Unrichtigkeit übermittelt werden.

4.1.3

Probleme mit dem Wahlgeheimnis

Wähler müssen darauf vertrauen können, dass ihre Unterstützungsunterschriften für eine Partei nicht der Öffentlichkeit bekannt werden. Verstöße gegen das Wahlgeheimnis verletzen auch das Datenschutzrecht.

Ein nachlässiger Umgang mit personenbezogenen Daten kann für die Betroffenen erhebliche negative Konsequenzen zur Folge haben. Dieses musste ein Mitglied einer kommunalen Wählergemeinschaft erfahren, nachdem es im Rahmen der Vorbereitung zur Landtagswahl eine Unterstützungsunterschrift für eine Partei abgegeben hatte. Solche Unterschriften sind notwendig, wenn Parteien, die nicht bereits im Landtag vertreten sind, zur Wahl zugelassen werden wollen.

Die Meldebehörde hat zu prüfen, ob der Betreffende zur Stimmabgabe nach dem geltenden Wahlrecht berechtigt war. Auf der Grundlage der dabei gewonnenen Erkenntnisse informierte ein Mitarbeiter einer Meldebehörde den Bürgermeister der amtsangehörigen Gemeinde, in der der Betroffene politisch engagiert war, über die Unterschriftsleistung für die mit der Wählergemeinschaft konkurrierende Partei. Dieser wiederum nutzte seine Insiderinformationen öffentlich im Wahlkampf, mit der Folge, dass der Betroffene die von ihm bekleideten politischen Funktionen in der Wählergemeinschaft niederlegen musste.

Die Nutzung von Unterstützungsunterschriften ist in der Landeswahlordnung restriktiv geregelt. Demnach dürfen Auskünfte über Unterstützungsunterschriften für Wahlvorschläge nur an Behörden, Gerichte und sonstige amtliche Stellen der Bundesrepublik Deutschland und nur unter der Voraussetzung erteilt werden, dass die Auskunft zur Durchführung der Wahl oder eines Wahlprüfungsverfahrens oder zur Aufklärung des Verdachts einer Wahlstraftat erforderlich ist. Angaben darüber, wer für welche Partei eine Unterstützungsunterschrift leistet, unterliegen dem Wahlgeheimnis.

Wir haben den Vorgang als erheblichen Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen beanstandet. Rückgängig zu machen war der Fehler allerdings nicht mehr. Der Behörde blieb nur noch die Möglichkeit, sich beim Betroffenen dafür zu entschuldigen.

4.1.4

Neustrukturierung der Bauakten

Die Führung von Bauakten bereitet manchen Kommunen Probleme. Insbesondere die Trennung der Vorgänge nach den jeweils verfolgten Zwecken und nach unterschiedlichen Betroffenen wurde bisher vielerorts nicht realisiert. Ein neuer Organisationserlass des Innenministeriums zur Ausführung der Landesbauordnung sorgt jetzt für Klarheit.

Bisher wurde in der Praxis in den Bauakten alles gesammelt, was zu dem betroffenen Objekt angefallen war. Dies führte dazu, dass in einer Akte nicht nur Angaben über alle bisherigen Grundstückseigentümer enthalten waren, sondern auch unterschiedliche Sachvorgänge wie z. B.

• bauaufsichtliche Unterlagen,

• abwasserrechtliche Genehmigungen,

• Unterlagen nach der Baumschutzsatzung,

• Bußgeldvorgänge,

• unbegründete Nachbarbeschwerden.

So konnte sich z. B. der aktuelle Eigentümer durch Einsicht in seine Bauakte darüber informieren, welche Streitigkeiten Voreigentümer des Grundstücks mit dem Bauamt hatten. Die Gliederung der Vorgänge nach unterschiedlichen Zwecken ist Voraussetzung dafür, um die Datenverarbeitung auf den jeweiligen Zweck zu beschränken. Schließlich wird durch die Trennung der Akten die Möglichkeit dafür verbessert, Unterlagen, die zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, fristgerecht zu löschen.

Das Innenministerium hat mit seiner Neufassung des Organisationserlasses zur Landesbauordnung nun eindeutige Regelungen zur Bauaktenführung veröffentlicht. Danach sind alle Unterlagen, die zur Dokumentation einer bauaufsichtlichen Entscheidung erforderlich sind, und die Entscheidung selbst sowie gegebenenfalls anschließende Überprüfungsmaßnahmen in einer Akte zusammenzufassen; andere Unterlagen haben in dieser Akte nichts zu suchen. Wird darüber hinaus dem Bauamt ein Eigentümerwechsel bekannt, ist eine neue Akte anzulegen. Da die bis zu diesem Zeitpunkt erteilten Baugenehmigungen auch für und gegen Rechtsnachfolger gelten, sind aus der alten Bauakte die erforderlichen Unterlagen in die neue Bauakte zu übernehmen. Für die Betroffenen ist damit ein Stück mehr Persönlichkeitsrechtsschutz im Bereich der Bauverwaltung verbunden.