Was ist eigentlich unter dem Begriff „Bildungs-Cloud“ zu verstehen?
Der Begriff „Cloud“ ist mittlerweile in der Schule angekommen. „Bildungs-Clouds“, also automatisierte Verfahren – auch IT-Verfahren genannt – sollen den Schülerinnen, Schülern und Lehrkräften digitale Lerninhalte zur Verfügung stellen, dienen als Dateiablagen, haben Kalenderfunktionen usw. Die Funktionalitäten sind von IT-Verfahren zu IT-Verfahren zwar sehr unterschiedlich, werden aber in der Regel als „Cloud“ tituliert. Eine „Cloud“ verbirgt sich aber oft auch hinter als "Lernplattform" oder "Informationsplattform" bezeichneten Anwendungen, wie z. B. bettermarks oder SchulCommSy.
Angeboten und betrieben werden solche IT-Verfahren in der Regel von Firmen mit Geschäftssitzen in Deutschland, in der EU oder im außereuropäischen Ausland. In den seltensten Fällen werden solche IT-Verfahren von öffentlichen Stellen (z. B. Schulträgern, Schulen oder anderen öffentlich-rechtlichen Institutionen) zur Nutzung bereitgestellt.
Viele Schulen setzen solche Cloud-Dienste ein, ohne sich jedoch vorher mit den datenschutzrechtlichen Fragestellungen zu befassen. Dies liegt scheinbar auch daran, dass die technischen Aspekte eines solchen Cloud-Dienstes nicht bekannt sind.
Cloud Computing wird wie folgt definiert:
„Cloud Computing“ steht für „Datenverarbeitung in der Wolke“ und beschreibt eine über Netze angeschlossene Rechnerlandschaft, in welche die eigene Datenverarbeitung ausgelagert wird. Teilweise wird von Cloud Computing auch dann gesprochen, wenn eine oder mehrere IT-Dienstleistungen (Infrastruktur, Plattformen, Anwendungssoftware) aufeinander abgestimmt, schnell und dem tatsächlichen Bedarf angepasst sowie nach tatsächlicher Anwendung abrechenbar über ein Netz bereitgestellt werden.
Einfach ausgedrückt: Auf einem Server, der seinen Standort irgendwo auf der Welt haben kann, können über das Internet Programme (z. B. ein Lernprogramm) genutzt und Daten gespeichert und zum Abruf bereitgehalten werden. Dies nennt man im Allgemeinen Hosting as a Service und Software as a Service.
Wenn mit diesem Cloud-Dienst personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler (aber auch der Lehrkräfte) verarbeitet werden (es reicht dabei schon der Name z. B. für das erforderliche Login), beginnen an dieser Stelle die datenschutzrechtlichen Fragen.
Wer entscheidet über den Einsatz?
Die Schulleiterin oder der Schulleiter ist für die personenbezogene Datenverarbeitung in der Schule verantwortlich; sie oder er hat die organisatorischen Abläufe in der Schule zu organisieren und die Einhaltung der Bestimmungen zu überwachen (§ 3 Abs. 2 SchulDSVO). Die Entscheidung, ob ein solches IT-Verfahren in der Schule eingesetzt werden soll, liegt also ausschließlich bei der Schulleiterin oder dem Schulleiter. Eine Lehrkraft kann sich also nicht ohne vorherige Zustimmung der Schulleiterin oder des Schulleiters eines solchen IT-Verfahrens für ihren Unterricht bedienen.
Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben sind zu beachten?
Da es sich bei einem Cloud-Dienst um ein automatisiertes Verfahren zur Verarbeitung (auch) personenbezogener Daten handelt, sind verschiedene datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten, die vor dem Einsatz umzusetzen sind.
Zum Beispiel:
- Das Verfahren muss dokumentiert sein https://www.datenschutzzentrum.de/dsvo/,
- Es muss ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter/Betreiber des Cloud-Dienstes geschlossen werden,
- Es ist zu prüfen, in welchem Staat der Anbieter/Betreiber seinen Geschäftssitz hat und an welchen Standorten die Server stehen,
- Der Einsatz eines solchen Cloud-Dienstes ist durch das Bildungsministerium zu genehmigen (§ 16 SchulDSVO).
Deshalb unser Rat:
Wenn die Nutzung eines Cloud-Dienstes geplant ist, muss vorher geprüft werden, ob das Angebot alle datenschutzrechtlichen Vorgaben einhält.
Das Bildungsministerium hat sich zur Nutzung von „Cloud-Diensten“ mit Schreiben v. 05.08.2013, das allen Schulleiterinnen und Schulleitern zugegangen ist, eindeutig geäußert. Dieses finden Sie auf den Seiten der Landesregierung (Schulrecht von A bis Z) im Dokument Nutzung von Clouds in der Schule[extern].
Bei Unsicherheiten sollte das IQSH, das Bildungsministerium oder das ULD um Rat gefragt werden.
