4.4 Soziales
4.4.1 Homeoffice – Risiken für den Sozialdatenschutz
Was ist bei Heim- bzw. Telearbeit mit Sozialdaten zu beachten? Im 37. TB, Tz. 4.5.2 hatten wir die wichtigsten Punkte als Empfehlungen dargestellt. Wie notwendig es ist, insbesondere für den Transport und die Verwahrung der konventionellen Datenträger verbindliche Vorgaben festzulegen und deren Einhaltung zu kontrollieren, zeigen die zwei folgenden Beispiele.
Der erste Fall betrifft ein Jugendamt. Ein Mitarbeiter wollte Jugendhilfeakten im Homeoffice bearbeiten. Die Akten enthielten u. a. Namen, Anschriften, Geburtsdaten, Anamnesebögen zur kindlichen Entwicklung, Mitteilungen der Polizei zu begangenen Straftaten, Anklagen der Staatsanwaltschaften und vertrauliche Berichte der Kinder- und Jugendpsychiatrie. Der Mitarbeiter verwendete für den Transport der Akten seinen privaten Rucksack. Auf dem Weg nach Hause legte der Mitarbeiter auf einer Parkbank eine Pause ein, um zu telefonieren. Als er den Heimweg fortsetzte, vergaß er den Rucksack samt Akten. Erst Wochen später wurden die Akten dem Jugendamt zurückgegeben. Das Fehlverhalten des Mitarbeiters war der verantwortlichen Stelle zuzurechnen, da nicht eindeutig geregelt war, in welchen Fällen und wie der Transport derartig sensibler Akten erfolgen darf. Es fehlte zudem an Vorgaben etwa zur Beschränkung der Aktenanzahl, Beschränkungen des zu transportierenden Aktenumfangs in Bezug auf die Dauer einer häuslichen Arbeit, Anforderungen an die Dokumentation einer Mitnahme von Akten in den häuslichen Bereich oder Regelungen zu einer vorherigen Rücksprache mit Vorgesetzten. Auch war nicht ersichtlich, ob und inwieweit eine Kontrolle der verwendeten Transportverhältnisse auf deren Eignung erfolgte.
Auch im zweiten Fall ging ein Rucksack mit dienstlichen Unterlagen verloren. Diesmal betraf es ein Jobcenter. Der Rucksack wurde offenbar aus einem nicht verschlossenen Auto entwendet. Die Mitarbeiterin hatte die Unterlagen nicht direkt nach Hause gebracht, sondern war noch einmal in die Stadt gefahren, um etwas zu erledigen. Betroffen waren in diesem Fall sogar 50 Personen. Wieder fehlte es an den entsprechenden Vorgaben.
https://www.datenschutzzentrum.de/tb/tb37/kap04_5.html
Kurzlink: https://uldsh.de/tb40-4-4-1
Welche negativen Folgen diese Datenschutzverstöße für die Betroffenen hatten, lässt sich nur erahnen. Wir haben wegen dieser Datenschutzverstöße Verwarnungen ausgesprochen. Den Beschäftigten drohen dienstrechtliche Konsequenzen.
Was ist zu tun?
Für die Heim- bzw. Telearbeit mit Sozialdaten benötigen die Beschäftigten verbindliche schriftliche Vorgaben mit konkreten Festlegungen, um insbesondere bei dem Transport und der Verwahrung die Sicherheit der Datenträger sicherzustellen. Die oder der behördliche Datenschutzbeauftragte sollte bei der Kontrolle der Einhaltung dieser Vorgaben eingebunden werden.
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