4.5 Soziales
4.5.1 Die Dauerbrenner im Sozialleistungsbereich
Jobcenter, Sozial- und Jugendamt oder Wohngeldstelle – mangelnde Datenschutzkenntnisse führen immer wieder zu den gleichen Fragen und Beschwerden. Das ULD gibt die wichtigsten Antworten auf die häufigsten Fragen:
Anforderung von Kontoauszügen: Grundsätzlich darf nur die Vorlage von Kontoauszügen der letzten ein bis drei Monate angefordert werden. Antragsteller haben ein (begrenztes) Recht, Texte einzelner Sollbuchungen zu schwärzen. Über dieses Recht sind die Betroffenen zu informieren.
Anfertigung von Kopien (Kontoauszüge, Mietverträge, Personalausweis usw.): Unterlagen dürfen in Kopie nur dann auf Dauer zur Akte genommen werden, wenn dies für die Aufgabenerfüllung der Behörde zwingend erforderlich ist. Personalausweise, EC-Karten oder die Krankenversichertenkarte dürfen grundsätzlich nicht kopiert werden. Das ULD kann im Einzelfall prüfen, wenn Behörde und Betroffener unterschiedliche Auffassungen zur „Erforderlichkeit von Kopien“ haben.
Diskretion bei Gesprächen (am Empfang, bei offenen Bürotüren …): Jeder hat Anspruch darauf, seine Anliegen geschützt vor neugierigen Augen und Ohren vortragen zu können. Das ULD kann vor Ort beraten, aber auch Prüfungen durchführen.
Recht auf Akteneinsicht, Auskunft, Korrektur oder Löschung: Wer Sozialleistungen bezieht oder beantragt, darf grundsätzlich in seine Akte einsehen. Wird die Auskunft darüber, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert sind, woher die Daten stammen und an wen diese Daten eventuell weitergegeben wurden, verweigert, kann sich jeder Betroffene an das ULD wenden. Sind Daten falsch, müssen diese berichtigt werden. Werden Daten nicht mehr benötigt, ist eine Löschung zu prüfen.
Kommunikation per E-Mail und die Nutzung sozialer Medien wie WhatsApp: Sozialdaten unterliegen dem Sozialgeheimnis. Die Behörden müssen sicherstellen, dass auch bei einem Datenaustausch Unbefugte keine Kenntnis von diesen Daten nehmen können. Besondere Vorsicht ist daher geboten, wenn Sozialdaten über E-Mail, Textnachricht oder Cloud-Dienste ausgetauscht werden (zu WhatsApp: Tz. 7.3). Wer sicher Daten übermitteln will, kann den Postweg nutzen oder fragt das ULD um Rat.
Datenaustausch zwischen Jobcenter und Maßnahmeträger: Wer einer Eingliederungsmaßnahme zustimmt, muss akzeptieren, dass sich Jobcenter und Maßnahmeträger untereinander austauschen. Dieser Informationsaustausch darf jedoch nicht grenzenlos erfolgen. Betroffene sollten stets über den Informationsaustausch unterrichtet werden.
Verlust von Unterlagen, unsichere Briefkästen: Wenn Bürgerinnen und Bürger Unterlagen einreichen, diese aber nicht beim Sachbearbeiter ankommen, muss sich die Behörde auf die Fehlersuche begeben. Ist z. B. der Briefkasten zu klein und nicht ausreichend gesichert?
Unter www.datenschutzzentrum.de/uploads/ blauereihe/blauereihe-alg2.pdf hat das ULD eine umfassende Informationsbroschüre mit den häufigsten Fragen und den wichtigsten Antworten zum Datenschutz in der Sozialhilfe, Grundsicherung und beim Arbeitslosengeld II veröffentlicht.
Medizinische Daten und Unterlagen im Verwaltungsbereich: Angaben über die Gesundheit sind besonders sensibel. Medizinische Unterlagen wie Atteste und Arztbriefe oder Angaben über Diagnosen gehören daher grundsätzlich nicht in die Verwaltungsakten, sondern sind gesondert im amtsärztlichen Bereich zu verarbeiten.
Anrufe beim Vermieter, der Krankenkasse, den Stadtwerken …: Der Gesetzgeber fordert, dass Sozialdaten grundsätzlich beim Betroffenen zu erheben sind. Eine direkte Nachfrage bei Dritten darf ohne Wissen und Einwilligung des Betroffenen nur erfolgen, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder in begründeten Einzelfällen.
Veraltete, unverständliche Vordrucke und unwirksame Einwilligungserklärungen: Hier ist zu klären, ob die Vordrucke verständlich sind und der aktuellen Rechtslage entsprechen. Werden nur Daten abgefragt, die auch wirklich erforderlich sind? Hat der behördliche Datenschutzbeauftragte die Vordrucke überprüft?
Achtung! Einwilligungserklärungen können unwirksam sein, wenn diese keine ausreichenden Informationen über die sich austauschende Stellen, den Zweck sowie den Umfang der beabsichtigten Datenübermittlung und keinen Hinweis auf die Freiwilligkeit und die Möglichkeit des Widerrufes beinhalten. Das ULD hilft Behörden bei der datenschutzgerechten Gestaltung ihrer Vordrucke.
Aufforderung zur Angabe der Telefonnummer: Die Angabe von Telefon-, Fax- und Handynummern, aber auch der E-Mail-Anschrift ist grundsätzlich freiwillig. Die Behörde muss diese Daten auf Verlangen löschen.
Fehlgeleitete Briefe und Faxe: Eine Namensverwechslung, zwei Briefe in einem Umschlag oder ein Tippfehler beim Faxen und schon erhält der falsche Empfänger Post von der Behörde. Die Folgen für die Betroffenen sind möglicherweise gravierend. Zwar können solche Fehler nie vollständig ausgeschlossen werden, doch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Behörden müssen an jedem Tag achtsam bleiben.
Informationspflicht bei einer Datenpanne: Wenn ein Datenschutzverstoß zur Folge hat, dass Unbefugte Kenntnis von sensiblen Sozialdaten erhalten, hat die Behörde unter Umständen die gesetzliche Pflicht, die Betroffenen und die Aufsichtsbehörden zu unterrichten.
Was ist zu tun?
Behörden müssen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig schulen, damit auch im normalen Tagesgeschäft Datenschutzverstöße unterbleiben. Das ULD berät gerne Behörden sowie Bürgerinnen und Bürger, kann aber auch prüfend tätig werden.
4.5.2 Personaldaten der Jugendhilfe – das Online-Meldeportal des Landesjugendamts
Sind Jugendhilfeeinrichtungen verpflichtet, dem Landesjugendamt mitzuteilen, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlassen oder eingestellt werden? Welche Personaldaten darf das Landesjugendamt über das Online-Portal „Schleswig-Holstein-Service – Heimaufsicht-Meldeservice“ erheben? Das ULD wurde um Prüfung und Beratung gebeten.
Das Landesjugendamt als Teil des Sozialministeriums ist die oberste Landesjugendbehörde in Schleswig-Holstein und zuständig für die Erteilung der Betriebserlaubnis für über 1.800 Einrichtungen der Jugendhilfe. Die Erteilung einer Erlaubnis für den Betrieb einer Jugendhilfeeinrichtung kann erfolgen, wenn u. a. die dem Zweck und der Konzeption der Einrichtung entsprechenden personellen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Erlaubnis ist zurückzunehmen, wenn sich die Personalausstattung derart verändert, dass eine Kindeswohlgefährdung zu befürchten ist, weil die Betreuung der Kinder und Jugendlichen nicht oder nicht mehr ausreichend sichergestellt werden kann.
Betreiber von Jugendhilfeeinrichtungen sind daher gesetzlich verpflichtet, Änderungen in der Personalausstattung aktiv dem Landesjugendamt mitzuteilen. Das Landesjugendamt ist berechtigt, diese Personalmeldungen in einer Datenbank zu speichern.
Das Landesjugendamt darf Daten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Einrichtungen jedoch nur in dem Umfang erheben und speichern, wie dies für die Aufgabenerfüllung erforderlich ist, also um z. B. prüfen zu können, ob eine Betriebserlaubnis zurückzunehmen ist. Mit Unterstützung des ULD hat das Landesjugendamt sowohl die Hinweise und die Vorlagen für die Anträge auf Erteilung einer Betriebserlaubnis als auch die Personalmeldebögen überprüft, angepasst und im Meldeportal neu hinterlegt. Beispielsweise wird zukünftig nicht mehr die private Anschrift der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abgefragt. Zudem wurden bereits erhobene, aber nicht für diesen Zweck erforderliche Daten aus der Datenbank gelöscht.
Was ist zu tun?
Das Landesjugendamt ist berechtigt, die für seine Aufgabenerfüllung erforderlichen Personalmeldungen der Jugendhilfeeinrichtungen über ein Meldeportal zu erheben und in einer Datenbank zu speichern. Das Landesjugendamt muss sicherstellen, dass im Online-Meldeportal „Schleswig-Holstein-Service – Heimaufsicht-Meldeservice“ nur die für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Daten erhoben werden.
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