Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

4.10

Personalverwaltung

4.10.1

Führung von Personalteilakten für Reisekostenunterlagen

Reisekostenunterlagen sind als materielle Bestandteile der Personalakte vor unbefugter Einsicht zu schützen. Eine Aufbewahrung der Vorgänge in der Kasse entspricht nicht den Verfahrensregelungen des Personalaktenrechts. Sie unterliegen gleichwohl dem Personalakteneinsichtsrecht der Betroffenen.

Im Rahmen einer Revision hatte ein Rechnungsprüfungsamt von der geprüften Personalverwaltung verlangt, Reisekostenunterlagen künftig den Kassenanweisungen beizufügen. Die Personalverwaltung bat uns um Beratung, da man die Behandlung der Unterlagen als Personalteilakte für geboten hielt.

Nach dem Landesbeamtengesetz (LBG), das insoweit auch für Angestellte und Arbeiter gilt, gehören zur Personalakte alle Unterlagen (einschließlich der in Dateien gespeicherten), die die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter betreffen und die mit ihrem oder seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten). Nach § 106 h Abs. 2 LBG wird für Unterlagen über Reisekosten eine besondere Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren festgelegt.

Über alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im öffentlichen Dienst sind daher Personalakten zu führen; sie sind vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. Zugang zu Personalakten dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und zwar nur, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren. Würde man Reisekostenunterlagen den Kassenanweisungen beifügen, hätte dies zur Folge, dass die Unterlagen in der Kasse nicht personenbezogen, sondern chronologisch sortiert bei der jeweiligen Haushaltsstelle abgelegt würden. Zudem hätten Beschäftigte der Kasse unbefugt Zugang zu Personalakten, da sie organisatorisch nicht Teil der Personalverwaltung sind. Daneben würden erhebliche Probleme auftreten, falls ein Mitarbeiter von seinem Recht auf vollständige Einsicht in seine Personalakte, die auch die Reisekostenunterlagen einschließt, Gebrauch machen wollte.

Wir haben deshalb empfohlen, Reisekostenunterlagen auch künftig im Bereich der Personalverwaltung als Personalteilakte aufzubewahren. In diesem Fall bestehen keine Bedenken dagegen, wenn im Rahmen der Rechnungsprüfung die kassenmäßigen Buchungen unter Einbeziehung der Personalakten kontrolliert werden, weil die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Ausübung von Aufsichts- und Kontrollbefugnissen sowie zur Rechnungsprüfung nicht als Verarbeitung für andere Zwecke gilt. Das betreffende Rechnungsprüfungsamt hat sich der von uns vertretenen Auffassung zwischenzeitlich angeschlossen.

4.10.2

Diagnose auf Rezepten naher Angehöriger

Die Verordnung von Arzneimitteln durch nahe Angehörige unterliegt einer besonderen Nachprüfung durch die Beihilfestellen. Die Begründung und damit die Notwendigkeit für die verfahrensmäßige Abweichung gegenüber einem Normalfall halten wir für zweifelhaft.

Ein Beihilfeberechtigter, dessen Sohn als Arzt tätig ist, hatte uns einen Beihilfebescheid vorgelegt, in dem von ihm gefordert wurde, bei der Verordnung von Arzneimitteln durch nahe Angehörige auf jedem Rezept die Diagnose anzugeben. Wir konnten weder den Beihilfevorschriften selbst noch den dazu vom Bundesinnenministerium ergangenen Hinweisen eine entsprechende Regelung entnehmen. Es war nicht erkennbar, zu welchem Zweck die Diagnose angegeben werden sollte. Unseres Erachtens ist jedenfalls die Beihilfefähigkeit der Aufwendungen nicht von der Diagnose abhängig, sondern allenfalls von der Art der verordneten Medikamente. Ein Nachweis, dass die Aufwendungen tatsächlich entstanden sind, wird durch die Abrechnungsbescheinigung der Apotheke erbracht.

Auf unsere Anregung hin wurde die Angelegenheit vom Finanzministerium in die Bund-Länder-Kommission für das Beihilferecht eingebracht. Dort hielt man allerdings an der Auffassung fest, dass die Beihilfestelle auch die Notwendigkeit der Aufwendungen für verordnete Arzneimittel prüfen müsse. Besonders gelte dies für Rezeptierungen in Fällen, in denen z. B. Arztleistungen aus sittlichen und moralischen Gründen nicht in Rechnung gestellt werden und deswegen auch von der Beihilfefähigkeit ausgeschlossen sind. Hierunter fallen insbesondere die Behandlung naher Angehöriger, deren Aufwendungen beihilferechtlich nicht anerkannt werden können. Insofern sei gerade auch in diesen Fällen - wie auch in den Fällen der Selbstbehandlung - der Diagnosenachweis auf den Rezepten erforderlich.

Uns kann diese Argumentationslinie nicht überzeugen. Gleichwohl sehen wir im Hinblick auf die Entscheidung der Bund-Länder-Kommission derzeit keine Möglichkeit, eine Änderung der Verwaltungspraxis herbeizuführen. Als Teillösung des Problems konnten wir dem Petenten nur empfehlen, die Eintragung der Diagnose auf dem Rezept erst nach dessen Einlösung bei der Apotheke durch den Sohn vornehmen zu lassen. So kann vermieden werden, dass Angaben über die Art der Erkrankung gegenüber der Apotheke offenbart werden.