Meldeformular der Datenschutzbeauftragten

Öffentliche Stellen sind verpflichtet, nach Art. 37 Abs. 1 Buchst. a der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bzw. nach § 58 Abs. 5 des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) von Schleswig-Holstein eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Für nichtöffentliche Stellen gelten die besonderen Vorgaben des Art. 37 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO. Nähere Hinweise erhalten Sie in unserer PDF-Broschüre "Datenschutzbeauftragte".

Für den Fall einer Benennungsverpflichtung steht Ihnen das folgende Meldeformular zur Verfügung. Wir bitten zu beachten, dass es sich teilweise um Pflichtangaben und im Übrigen um freiwillige Angaben handelt, was Sie aus den Beschreibungen zu den einzelnen Feldern ersehen können.

Wenn Sie bereits eine vollständige Meldung abgegeben haben, ist eine erneute elektronische Meldung nicht erforderlich.

Vollständig ist eine Meldung dann, wenn alle im folgenden Formular als Pflichtfeld markierten Angaben gemacht worden sind. Wenn bei einer vorangegangenen Meldung Angaben fehlen, können Sie durch Verwendung dieses Formulars Ihre Meldung vervollständigen.

Damit nur korrekte Daten gespeichert werden, werden die Formulardaten dahingehend geprüft, ob alle Pflichtangaben eingetragen wurden und das erwartete Format eingehalten wurde (z.B. fünfstellige Postleitzahl, Telefonnummer ohne Buchstaben). Wenn ein Feld rot umrandet ist, fehlen entweder Angaben oder das Format wurde nicht eingehalten.

Grundlage der Erhebung der Daten sind die Art. 37 Abs. 7 und Art. 5 Abs. 2 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie § 58 Abs. 5 des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) von Schleswig-Holstein.
Soweit eine Verpflichtung zur Benennung von Datenschutzbeauftragten besteht, müssen Verantwortliche und Auftragsverarbeiter(innen) eine Meldung vornehmen. Zu den Pflichtangaben zählen die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten. Ferner sind auch bestimmte Kontaktdaten durch Verantwortliche oder Auftragsverarbeiter(innen) mitzuteilen, um prüfen zu können, ob die Meldung autorisiert erfolgte, und um etwaige Rückfragen stellen zu können.
Die Angaben werden für den Nachweis der ordnungsgemäßen Benennung von Datenschutzbeauftragten sowie für Prüfzwecke dauerhaft gespeichert.

Ein(e) gemeinsame(r) Datenschutzbeauftragte(r) soll gemeldet werden?
Geben Sie die Daten wie gefordert an und weisen Sie im Formularfeld "Kommentar" im Abschnitt "Angaben zur Meldung" darauf hin, dass und mit wem ein(e) gemeinsame(r) Datenschutzbeauftragte(r) benannt wurde.
Für gemeinsame Datenschutzbeauftragte für eine Unternehmensgruppe gilt zusätzlich: Soweit selbständige Niederlassungen in anderen Bundesländern vorhanden sind, muss das jeweilige Unternehmen bei der dort zuständigen Aufsichtsbehörde eine Meldung vornehmen.

Es liegen nicht die Daten für alle Formularfelder vor?
Zur ordnungsgemäßen Meldung von Datenschutzbeauftragten sind nur wenige Angaben verpflichtend. Diese sind im Formular als Pflichtfelder markiert. Die freiwilligen Felder können leer gelassen werden - sie sind leer, wenn der hellgraue Platzhalter-Text angezeigt wird. Ohne die Eingabe aller Daten in den Pflichtfeldern kann das Formular nicht abgeschickt werden, da die Meldung nicht vollständig wäre.

Es ist unklar, was in einem Formularfeld eingetragen werden soll?
Bei vielen Formularfeldern wird ein ergänzender Info-Text angeboten. Klicken Sie einfach auf das Fragezeichen beim Formularfeld und es wird eine kurze Erklärung angezeigt.

Eines der Eingabefelder ist rot markiert?
Bei der Eingabe werden Sie mit diesen Hinweisen unterstützt, damit nur korrekte Daten eingetragen werden:
 ☛ Wenn Sie ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt haben, wird dieses rot markiert.
 ☛ Wenn Sie in einem Datenfeld mit Formatvorgabe eine Eingabe gemacht haben, die nicht dem Format entspricht, wird dieses rot markiert. Beispiel: Buchstaben sind in Telefonnummern nicht erlaubt. Vor dem Abschicken des Formulars werden Sie darauf hingewiesen und die Formatvorgabe wird eingeblendet.

Ist eine Abgabe der Meldung ohne das Formular möglich?
Das Formular bietet Ihnen die Möglichkeit, die Daten schon einmal grob prüfen zu lassen, damit keine fehlerhaften Daten gespeichert werden.
Aus den Angaben der Pflichtfelder können Sie aber ermitteln, welche Angaben notwendig sind und Sie können diese Daten auch auf anderem Wege melden. Das Formular können Sie auch in Ihrem Browser ausfüllen und ausdrucken - mit der Tastenkombination Strg+P oder durch einen Klick auf Drucken. Anschließend können Sie es z.B. per Post an das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24103 Kiel, schicken.

Angaben zur Meldung

?Beachten Sie die Auswahlmöglichkeiten zu den verschiedenen Meldegründen. Eine Änderung wird etwa erforderlich, wenn nach erfolgter Benennung eine andere Person als Datenschutzbeauftragte(r) benannt werden soll. Eine Löschung ist auszuwählen, wenn das Amt der/des benannten Datenschutzbeauftragten weggefallen ist.
?Der Name wird für eventuelle Rückfragen benötigt.
?Die Telefonnummer wird für eventuelle Rüchkfragen benötigt.
?Die E-Mail-Adresse wird für eventuelle Rüchkfragen benötigt.
?Hier können Sie zum Beispiel angeben, ob die/der Datenschutzbeauftragte im Rahmen einer Gemeinsamen Kommunalen Zusammenarbeit benannt wird oder andere Besonderheiten vorliegen.

Angaben zur meldenden Stelle

?Geben Sie bitte den offiziellen Namen der Stelle an.
?Geben Sie hier eine offizielle Adresse der Stelle ein. An diese wird auch die Bestätigung einer Meldung geschickt. Bei einer späteren Änderung (z.B. neue Datenschutzbeauftragte) wird diese Adresse benötigt, um die Änderung zu bestätigen.

Angaben zur/zum Datenschutzbeauftragten

?Hier muss "extern" angegeben werden, wenn die/der benannte Datenschutzbeauftragte kein(e) Beschäftigte(r) der meldenden Stelle ist. Das ist z.B. der Fall, wenn die Aufgaben auf Basis eines Dienstleistungsvertrags erfüllt werden.
?Bitte Stellenanteil angeben.
?Hier können Sie weitere Aufgaben eintragen, welche die benannte Person neben der Funktion als Datenschutzbeauftragte(r) für die meldende Stelle erfüllt.