Zweck: Kontaktaufnahme (Beschwerde, Beratung, Information, Meldung)

 

Download des Datenschutz-Steckbriefs
(übersichtliche Kurzbeschreibung der Verarbeitung als PDF-Datei)

 

 

Wenn Sie Kontakt mit uns aufnehmen, um sich bei uns zu informieren, eine Beratung einzuholen oder um eine Beschwerde nach Datenschutzrecht oder Informationsfreiheit einzureichen, dann werden folgende Daten von Ihnen bei uns gespeichert:

  • Personendaten (Name, Vorname), Adress- und Kontaktdaten, soweit Sie diese angegeben haben
  • das Datum, an dem Sie uns kontaktiert haben
  • Ihre Darstellung des Sachverhalts
  • ggf. weitere Informationen zum Sachverhalt
  • datenschutzrechtliche bzw. informationsfreiheitsrechtliche Bewertung der Sachverhalte

Ihre Daten werden in Papierakten abgelegt. Ihr Name und ihre Kontaktdaten werden zusätzlich in unserem elektronischen Programm zur Dokumentation des Postein- und -ausgangs bzw. der Verwaltung der Aktenhaltung gespeichert.

Rechtsgrundlage
  • § 3 Absatz 1 Landesdatenschutzgesetz Schleswig-Holstein (LDSG 2018) in Verbindung mit
    • Artikel 57 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO sowie § 62 Absatz 1 Nummer 2 LDSG 2018 (Aufklärung und Sensibilisierung für die Risiken, Vorschriften, Garantien und Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung),
    • Artikel 57 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO sowie § 62 Absatz 1 Nummer 3 LDSG 2018 (Beratung zu Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen in Bezug auf die Verarbeitung),
    • Artikel 57 Absatz 1 Buchstabe d DSGVO sowie § 62 Absatz 1 Nummer 4 LDSG 2018 (Sensibilisierung der Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter in Bezug auf Ihre Pflichten),
    • Artikel 57 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO sowie § 62 Absatz 1 Nummer 5 LDSG 2018 (anfragende betroffene Personen über die Ausübung ihrer Rechte informieren und ggf. mit Aufsichtsbehörden in anderen Mitgliedstaaten zusammenarbeiten),
    • Artikel 33 DSGVO sowie § 41 LDSG 2018 (Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten),
    • Artikel 37 DSGVO sowie § 58 Absatz 5 LDSG 2018 (Meldung von Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten),
    • Artikel 77 DSGVO sowie § 36 LDSG 2018 (Recht auf Beschwerde von betroffenen Personen)
  • § 13 Informationszugangsgesetz (Anrufung der Landesbeauftragten für den Datenschutz).
evtl. Weitergabe der Daten Soweit es für die Erfüllung der Aufgabe erforderlich ist, werden Ihre Daten an den Verantwortlichen, an andere Behörden oder Gerichte weitergegeben.
Speicherdauer/Löschfristen Ihre Daten werden je nach Bedeutung des Falls zwischen einem Jahr und fünf Jahren aufbewahrt. Danach wird die Akte gelöscht. Sofern die Kommunikation ganz oder teilweise per E-Mail erfolgt, werden diese E-Mail-Nachrichten ausgedruckt und in die Akte geheftet. Spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Bearbeitung werden die E-Mails aus dem E-Mail-Programm gelöscht.

Wir müssen, wie alle Behörden, möglicherweise Sachakten (ggf. auch mit Ihren personenbezogenen Daten) an das Landesarchiv weitergeben. Diese werden dem Landesarchiv nach Ende der Aufbewahrungsfrist angeboten (§ 6 LArchG (Landesarchivgesetz)).

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