Auflösung einer Gemeinschaftspraxis – Wie ist mit den Patientendaten zu verfahren?
Wenn sich eine Gemeinschaftspraxis auflöst, stellt sich für die Ärzte u.a. die Frage, wer welche Patientendaten verwahren darf. Diese Empfehlung des ULD zeigt aus standes- und datenschutzrechtlicher Sicht die Möglichkeiten auf, wie mit den Patientendaten zu verfahren ist.
Was ist eine Gemeinschaftspraxis?
Gemeinschaftspraxen sind Berufsausübungsgemeinschaften im Sinne des Abschnitts D II Nr. 8 der Berufsordnung der Ärztekammer Schleswig-Holstein (BO ÄK SH). Regelmäßig werden sie als Gesellschaften bürgerlichen Rechts (§§ 705 ff Bürgerliches Gesetzbuch - BGB) betrieben. In einer Gemeinschaftspraxis schließen sich in der Regel Ärzte der gleichen Fachrichtung zusammen.
Ein Patient, der eine Gemeinschaftspraxis aufsucht, schließt grundsätzlich mit allen Ärzten dieser Gemeinschaftspraxis einen Behandlungsvertrag ab. Eine Gemeinschaftspraxis zeichnet sich u. a. durch eine gemeinsame, i.d.R. jederzeit austauschbare ärztliche Tätigkeit an gemeinsamen Patienten aus. Dies hat für den Patienten neben zivilrechtlichen auch standesrechtliche und datenschutzrechtliche Auswirkungen. Der folgende Beitrag behandelt die Thematik insbesondere aus standes- und datenschutzrechtlicher Sicht.
Ärzte einer Gemeinschaftspraxis führen einen gemeinsamen Patientenstamm und eine gemeinsame elektronische bzw. konventionelle Patientendokumentation (= Patientenkartei). Die nach § 10 der Berufsordnung der Ärztekammer Schleswig-Holstein (BO ÄK SH) bestehende Dokumentationspflicht obliegt jedem Arzt der Gemeinschaftspraxis. Jeder Arzt der Gemeinschaftspraxis ist verpflichtet, für die notwendige Dokumentation Sorge zu tragen. Die Patientenkartei steht zivilrechtlich im gemeinsamen Eigentum aller Ärzte der Gemeinschaftspraxis. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist die Gemeinschaftspraxis in der jeweils geführten Rechtsform (§ 3 Abs. 7 Bundesdatenschutzgesetz – BDSG).
Dadurch, dass der Patient nicht mit einem einzelnen Arzt, sondern mit allen Ärzten der Gemeinschaftspraxis den Behandlungsvertrag schließt, kann jeder Arzt der Gemeinschaftspraxis im Bedarfsfall auf den gesamten Datenbestand zugreifen. Die Vorschriften zur " ärztlichen Schweigepflicht" (Patientengeheimnis, § 9 BO ÄK SH, § 203 Strafgesetzbuch – StGB) stehen dem nicht entgegen. Ärzte einer Gemeinschaftspraxis behandeln die Patienten gemeinsam bzw. vertreten sich gegenseitig. Möchte ein Patient nur von einem bestimmten Arzt dieser Gemeinschaftspraxis behandelt werden, so muss er dieses ausdrücklich mit dem Arzt vereinbaren.
Was ist eine Praxisgemeinschaft?
Die Praxisgemeinschaft unterscheidet sich von einer Gemeinschaftspraxis in vielfältiger Weise. Eine Praxisgemeinschaft ist ein Zusammenschluss zweier oder mehrerer Ärzte gleicher und/oder verschiedener Fachrichtungen zwecks gemeinsamer Nutzung von Praxisräumen und/oder Praxiseinrichtungen und/oder gemeinsamer Inanspruchnahme von Praxispersonal bei sonst selbstständiger Praxisführung mit jeweils eigenem Patientenstamm, eigener Patientenkartei und selbstständiger privat- und vertragsärztlicher Abrechnung (so Rieger, Lexikon des Arztrechts, Grundwerk 2001). Jeder Arzt einer Praxisgemeinschaft behandelt grundsätzlich nur seine eigenen Patienten und ist verpflichtet hierüber eine eigene, für seine Praxiskollegen nicht zugängliche Dokumentation zu führen.
Welcher Arzt erhält bei der Auflösung einer Gemeinschaftspraxis welche Patientendaten?
Löst sich eine Praxisgemeinschaft auf, so nimmt jeder Arzt seine Patientenakten mit. Dies ist bei einer Gemeinschaftspraxis nicht so einfach. In einer Gemeinschaftspraxis besteht eine gemeinsame Patientenkartei, die aufgelöst werden muss. Der Entschluss eine Gemeinschaftspraxis aufzulösen wird in der Regel nicht über Nacht getroffen. So wie die Gründung einer Gemeinschaftspraxis geplant wird, so bedarf es am Ende einer solchen eines geordneten und geplanten Vorgehens.
Im Folgenden werden praktische Empfehlungen gegeben, die sowohl den datenschutzrechtlichen als auch den standesrechtlichen Anforderungen gerecht werden. Etwaige zusätzlich bestehende zivilrechtliche Vereinbarungen bleiben hiervon unberührt.
Der in § 3a BDSG normierte Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung bedingt, dass grundsätzlich nur ein Arzt bzw. ein Teil der ehemaligen Gemeinschaftspraxis die vollständige Patientenkartei verwahren soll. Dieser trägt die datenschutzrechtliche Verantwortung für die Patientenkartei i. S. des § 3 Abs. 7 BDSG bzw. die standesrechtliche Verantwortung für die Dokumentation nach § 10 BO ÄKSH.
Grundregel Nr. 1:
Eine Duplizierung der elektronischen und/oder konventionellen Patientenkartei ist datenschutzrechtlich grundsätzlich unerwünscht und soweit wie möglich zu vermeiden.
Die Auflösung einer Gemeinschaftspraxis erfolgt aus unterschiedlichsten Gründen und nicht immer einvernehmlich. Ein Streit zwischen den ehemaligen Gesellschaftern einer Gemeinschaftspraxis darf jedoch nicht zu Lasten der Patienten gehen. Leider kam es in der Vergangenheit in Einzelfällen vor, dass sich Gesellschafter derart zerstritten hatten, dass Zivilgerichte mit der Klärung der sich im Zusammenhang mit der Auflösung der Gemeinschaftspraxis ergebenden rechtlichen Fragen, so auch zur Eigentumsfrage an der Patientenkartei betraut wurden. Ärzte weigerten sich, Patientenakten an ihre ehemaligen Kollegen herauszugeben. Nicht selten wurde in diesen Streitfällen die Ärztekammer eingeschaltet. Leidtragende waren fast immer die Patienten. In diesen besonders gelagerten Einzelfällen mag es möglich sein, dass nach entsprechender Bewertung durch das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz bzw. der Ärztekammer Schleswig-Holstein die Duplizierung des gesamten elektronischen Datenbestandes für eine Übergangsphase datenschutzrechtlich bzw. standesrechtlich geduldet wird.
Eine sorgfältige und frühzeitige Planung ist äußerst sinnvoll. Über Aushänge und Hinweisblätter oder auch durch ein sachliches, neutral gehaltenes Informationsschreiben können Patienten über das bevorstehende Ende einer Gemeinschaftspraxis unterrichtet werden. Selbstverständlich sind die Patienten darüber in Kenntnis zu setzen, welche Ärzte wo weiter praktizieren. So erhalten die Patienten die Informationen, die sie benötigen, um entscheiden zu können, von welchem Arzt sie zukünftig weiter behandelt werden wollen bzw. welcher Arzt die bisherige Patientenakte verwahren und fortführen soll. Diese Entscheidung gilt es zu erfragen. Hierbei kann auch ein bereits in früheren Zeiten geäußerter Wille des Patienten über Behandlungswünsche berücksichtigt werden. Ausschlag gebend kann auch sein, dass ein Patient ganz oder fast vollständig immer von einem Arzt in der Gemeinschaftspraxis behandelt wurde. Als Erklärung eines Patienten kann seine Vorsprache bzw. der Wunsch auf Behandlung nach der Auflösung bei einem der Ärzte angesehen werden.
Grundregel Nr. 2:
Grundsätzlich entscheidet der Patient, welcher Arzt seine Patientendaten nach dem Ende einer Gemeinschaftspraxis erhält und weiterführen soll (und muss).
Grundsätzlich gilt: Hat sich der Patient entschieden, welcher Arzt ihn zukünftig behandeln soll, dann wird hiermit festgelegt, welcher Arzt die "Patientenakte" behält bzw. zukünftig weiterführt.
Wenn sich ein Patient (noch) nicht entschieden hat
Patienten können bei der Auflösung einer Gemeinschaftspraxis in zwei Patientengruppen unterteilt werden:
- Patientengruppe I: Patienten, die zum Zeitpunkt der Auflösung der Gemeinschaftspraxis erklärt haben, von welchem Arzt sie zukünftig behandelt werden wollen.
- Patientengruppe II: Patienten, die sich (noch) nicht erklärt haben.
Von einer Vielzahl der Patienten wird man die Entscheidung darüber, welcher Arzt zukünftig für die Behandlung zuständig sein soll, nicht bzw. nicht rechtzeitig erfragen können. Nicht jeder Patient wird seinen Arzt oder in diesem Fall seine Praxis regelmäßig, sondern eher in größeren Zeitabständen aufsuchen. Die Patientengruppe II dürfte daher zahlenmäßig die Patientengruppe I überwiegen.
Eine Duplizierung der vollständigen elektronischen bzw. konventionellen Patientendokumentationen der Patientengruppe II ist grundsätzlich nicht zulässig (Verstoß gegen § 3a BDSG – Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung und gegen § 28 Abs. 1 BDSG – Grundsatz der Erforderlichkeit).
Eine Duplizierung insbesondere des konventionellen Datenbestandes ist auch aus wirtschaftlicher und praktischer Sicht nicht sinnvoll, da damit ein großer Kopier- und Administrationsaufwand verbunden wäre.
Welcher Arzt erhält das Original der Patientenkartei?
Für den Patienten muss stets erkennbar sein, welcher Arzt seine Patientendaten verwahrt. Dieses Wissen ermöglicht es dem Patienten, seine Rechte als Patient einzufordern.
Grundregel Nr. 3:
Die Patientenakte jener Patienten, die sich noch nicht entschieden haben, von welchem Arzt sie zukünftig betreut werden möchten bzw. welcher Arzt die Patientenakten verwahren soll (Patientengruppe II), sollte i. d. R. von den Ärzten in "gehörige Obhut" genommen werden, die in den Räumlichkeiten der ehemaligen Gemeinschaftspraxis weiter praktizieren.
Hierfür gibt es einen praktischen Beweggrund. Ein Patient wird in der Regel zunächst die ihm bekannten Räumlichkeiten aufsuchen und dann entscheiden, von welchem Arzt er weiterbehandelt werden möchte. Selbst wenn ein Patient nach der Auflösung einer Gemeinschaftspraxis weder bei dem einen noch bei dem anderen Arzt vorsprechen wird, wird er davon ausgehen, dass seine Patientendokumentation in den "alten Praxisräumen" verwahrt wird.
Ausnahme von der Grundregel Nr. 3:
Wenn sich eine Gemeinschaftspraxis auflöst und der Arzt bzw. die Ärzte, die nunmehr in anderen Räumlichkeiten praktizieren, bereits vor, aber auch nach der Auflösung den deutlich überwiegenden Teil des Patientenstammes betreut haben bzw. betreuen werden, kann es im Interesse einer für die Patienten reibungslosen Abwicklung liegen, dass die Patientenkartei der Patientengruppe II von diesem Arzt bzw. diesen Ärzten verwahrt wird. Dieses gilt insbesondere dann, wenn die Auflösung der Gemeinschaftspraxis für den Patienten eher den Charakter eines "Umzuges" hat.
Anspruch des Arztes auf Herausgabe der Patientenakte gegenüber seinem ehemaligen Kollegen
Wenn sich ein Patient nach der Auflösung der Gemeinschaftspraxis dazu entscheidet, von dem Arzt behandelt zu werden, der nicht über die Patientenakte verfügt, so hat dieser gegenüber seinem ehemaligen Mitgesellschafter der Gemeinschaftspraxis nach dem im Zivilrecht bestehenden Grundsatz von Treu und Glauben einen Anspruch auf unverzügliche Herausgabe der vollständigen elektronischen und/oder konventionellen Patientenakte im Original. Der herausgebende Arzt darf grundsätzlich kein (Teil-) Duplikat dieser Patientenakte behalten.
Für die Anforderung der Patientendokumentation ist grundsätzlich die Erklärung des anfordernden Arztes über die erfolgte Willenserklärung des Patienten ausreichend. Von dem Patienten eine schriftliche Erklärung zu verlangen, sollte im Interesse des Patienten eine Ausnahme darstellen.
Ist eine Duplizierung bestimmter "Stammdaten" zulässig?
Um einen reibungslosen Praxisablauf in der Zeit nach der Auflösung der Gemeinschaftspraxis zu gewährleisten, kann es erforderlich sein, dass ein gewisser Datenbestand, wie z. B. Stammdaten von Patienten dieser Patientengruppe II, dupliziert wird. Unter Stammdaten sind insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum und die Anschrift des Patienten zu verstehen. Weitere Daten sind im Einzelfall aufzunehmen, wenn dies aus fachlicher Sicht erforderlich ist. Diese "begrenzte" Duplizierung von Patientendaten kann datenschutzrechtlich für eine Übergangsphase akzeptiert werden. Je nach medizinischer Fachrichtung muss die Dauer dieser Übergangsphase definiert werden. In der Regel dürfte es sich hierbei um 1 Jahr handeln.
Das Duplikat dieser Stammdaten erhält grundsätzlich der Arzt bzw. erhalten die Ärzte, die nicht in den Räumlichkeiten der ehemaligen Gemeinschaftspraxis weiter praktizieren, also die nicht über den Originaldatenbestand verfügen.
Nach Ablauf dieser Übergangsphase muss ein "Kassensturz" von den Ärzten der ehemaligen Gemeinschaftspraxis durchgeführt werden. Es ist zu prüfen, welche Patienten (der Patientengruppe II) innerhalb dieser Frist bei welchem Arzt vorgesprochen haben.
Hat der Patient sich in dieser Frist entschieden, von welchem Arzt er zukünftig behandelt werden möchte bzw. welcher Arzt seine Patientenakte in gehörige Obhut nehmen soll, so besteht für den anderen Arzt grundsätzlich keine Notwendigkeit mehr ein Duplikat von Stammdaten aufzubewahren. Das Duplikat der Stammdaten ist zu löschen.
Unabhängig von dieser Jahresfrist können Patientenunterlagen auch dann noch angefordert werden, wenn der Patient erst zu einem späteren Zeitpunkt seine Entscheidung trifft.
Was ist, wenn ein Patient seine Meinung ändert?
Nun mag es sein, dass sich ein Patient zunächst dafür entscheidet, dass Arzt A ihn weiterbehandeln und damit auch seine Patientenakte weiterführen soll. Womöglich ändert dieser Patient nach einiger Zeit seine Meinung und möchte nun lieber wieder von Arzt B behandelt werden. Hat Arzt B in diesem Fall einen Anspruch auf ersatzlose Herausgabe des Originals der Patientenakte?
Wurde der Patient nach Auflösung der Gemeinschaftspraxis von Arzt A behandelt und basiert diese Behandlung auf der Dokumentation der Behandlungen vor der Auflösung der Gemeinschaftspraxis, so hat der Arzt A eine eigenständige Dokumentationspflicht. Eine Pflicht zur Herausgabe besteht daher nicht. Benötigt auch Arzt B den "alten" Teil der Patientenakte aus der Zeit der Gemeinschaftspraxis, weil seine Folgebehandlungen ebenfalls auf dieser aufbauen, so muss in diesem besonderen Fall ein Duplikat der betroffenen Patientenakte gefertigt und Arzt B übergeben werden. In der Regel wird Arzt A das Original behalten.
