Donnerstag, 30. Juni 2022

SMS in die Akte: Behördliche Kommunikation unterliegt umfassend den Regeln der Informationsfreiheit!

Entschließung der 42. Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten
in Deutschland vom 30. Juni 2022 in Kiel

Behördliche Kommunikation erfolgt nicht mehr nur in Papierform oder per E-Mail. Viele Behörden nutzen vermehrt Kommunikationsformen wie Kurznachrichtendienste, Messenger-Dienste, soziale Medien, aber auch SMS. Auch diese Behördenkommunikation kann eine amtliche Information sein.

In seinem Urteil vom 28. Oktober 2021, Az. 10 C 3.20, ist das Bundesverwaltungsgericht davon ausgegangen, dass eine nichtöffentliche Twitter-Direktnachricht durchaus eine amtliche Information im Sinne des Informationsfreiheitsgesetzes sein kann. Jedoch müsse die Aufzeichnung der Information amtlichen Zwecken dienen, also „Aktenrelevanz“ haben. Diese Voraussetzung hat das Gericht im konkreten Einzelfall aufgrund des „bagatellartigen Charakters“ als nicht erfüllt angesehen.

Grundsätzlich gilt, dass alle wesentlichen Vorgänge, die ersichtlich für eine Entscheidung von Bedeutung sein können, zu den Akten zu nehmen sind. Das gilt insbesondere für jegliche verkörperte Kommunikation zwischen Regierungsmitgliedern, kann aber auch weitere Behördenvertreterinnen und -vertreter betreffen, die die oben genannten Kommunikationsformen nutzen. Vor diesem Hintergrund kritisiert die Konferenz der Informationsfreiheitsbeauftragten in Deutschland (IFK), dass gerade in diesem Bereich eine ordnungsgemäße Dokumentation oftmals nicht erfolgt und so im Ergebnis relevante Informationen über das Regierungs- und Verwaltungshandeln dem Informationszugang entzogen werden.

Der Staat muss bei der Nutzung von Kommunikationsmedien stets seine Dokumentations- und Informationspflichten erfüllen. Die IFK fordert daher die Verwaltungen in Bund und Ländern auf, jegliche relevante behördliche Kommunikation[1] über Kurznachrichtendienste, Messenger-Dienste, soziale Medien und SMS, insbesondere von Mitgliedern der Regierung, zu dokumentieren, um den Informationszugang zu garantieren.

 

[1] Hinweise zur datenschutzgerechten Gestaltung der Kommunikation von öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen über soziale Medien lassen sich den Veröffentlichungen der Konferenz der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden des Bundes und der Länder (DSK) entnehmen, u. a.: