Empfehlungen zur Regelung des Umgangs mit dienstlichen Mobiltelefonen
Vielfach stellen Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber ihren Beschäftigten ein Mobiltelefon oder ein Smartphone zur dienstlichen Benutzung bereit. Wie beim Festnetztelefon im Büro stellt sich dann häufig die Frage, ob und inwieweit eine private Nutzung zulässig ist und wie sie zu regeln ist.
Neben Fragen der Kosten für private Telefonate und ggf. der mit privaten Telefonaten verbrachten Arbeitszeit stellen sich auch datenschutzrechtliche Fragen. Deren Komplexität nimmt mit den technischen Möglichkeiten der Mobiltelefone bzw. Smartphones zu: Geht es bei der reinen Telefonie primär um Kostenkontrolle und damit verbunden um Datenerfassung (z. B. Einzelverbindungsnachweise, die zwischen dienstlicher und privater Nutzung nicht unterscheiden), kommen bei Smartphones noch zahlreiche Fragen hinzu, beispielsweise in Bezug auf Apps. Im Folgenden werden einige relevante Fragen aufgelistet:
- Wie werden private und dienstliche Daten (z. B. in Kalender, Kontakten, SMS- und Rufnummernspeichern) getrennt? Für dienstliche Daten sind die Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber datenschutzrechtlich verantwortlich; auf Privatdaten ist regelhaft ein Zugriff nicht zulässig.
- Welche Geräte sind wann und mit welchen Funktionen erreichbar (Diensttelefone können außerhalb der Dienst- und Bereitschaftszeiten abgeschaltet oder weitergegeben werden; bei Privatgeräten gibt es andere Nutzungszeiten)?
- Dürfen auch private Apps installiert werden (Fragen der Sicherheit, Kosten und Bindung der Apps an die dienstliche Telefonnummer)?
- Was passiert mit privaten Daten und Apps bei der Außerbetriebnahme von Geräten bzw. der Rückgabe?
Diese Fragen sind nicht einfach zu beantworten. Daher wird empfohlen, dienstliche und private Nutzung von Mobiltelefonen und insbesondere von Smartphones zu trennen; mit anderen Worten: Eine private Nutzung sollte nicht zuzulassen werden. Geht es allein um die Frage der telefonischen Erreichbarkeit, kann man sich an den Regelungen der Festnetztelefonie orientieren, bei der zumindest für (private) Notfälle eine telefonische Erreichbarkeit und auch ausgehende Gespräche auf dem Diensttelefon möglich sind.
In einem Zeitalter, in dem private Mobiltelefone und Smartphones eine weite Verbreitung gefunden haben, dürften ohnehin die meisten Beschäftigten eigene Geräte haben. In Situationen, in denen Beschäftigte diese privaten Geräte nicht nutzen sollen oder dürfen, dürfte auch die Privatnutzung von Dienstgeräten nicht gestattet oder erwünscht sein.
