Informationszugang: Art der Informationserteilung
Grundsätzlich ist der nach dem IZG-SH begehrte Informationszugang (soweit keine Ausschlussgründe nach §§ 9, 10 IZG-SH vorliegen) in der von der antragstellenden Person erbetenen Art zu gewähren. Davon kann im Ausnahmefall abgewichen werden, wenn ein wichtiger Grund vorliegt (§ 5 Abs. 1 Satz 2 IZG-SH).
Dieser wichtige Grund kann beispielsweise in einem voraussichtlich anfallenden hohen Verwaltungsaufwand begründet sein. Dabei ist zu berücksichtigen, dass nicht jeder höhere Verwaltungsaufwand dazu berechtigt, von der beantragten Form des Informationszugangs abzuweichen, sondern lediglich ein "deutlich" höherer Verwaltungsaufwand, der nicht durch die Erhebung von Gebühren und Auslagen abgegolten werden kann (Drechsler/Karg, Praxis der Kommunalverwaltung (PdK), IZG-SH, Mai 2013, § 5, Ziffer 2.2; BVerwG, Urteil vom 6.12.1996, 7 C 64/95; vgl. auch Schleswig-Holsteinischer Landtag, Drs. 16/722, Seite 31 zu § 5, Drs. 17/1610, Seite 23). Als Bezugspunkt für die Beurteilung, ob ein deutlich höherer Verwaltungsaufwand vorliegt, kommt nur der von der antragstellenden Person begehrte Informationszugang in Betracht (Schoch, Kommentar zum IFG (Bund), 2. Auflage 2016, § 1, Rn. 278). Dazu wird die Ansicht vertreten, dass der deutlich höhere Verwaltungsaufwand daran zu messen sei, ob die personellen und sachlichen Kapazitäten derart gebunden werden, dass die Arbeitsfähigkeit der informationspflichtigen Stelle beim Eingehen auf den Wunsch des Antragstellers gefährdet würde; d.h., wenn es zu einer schweren und nicht hinnehmbaren Beeinträchtigung der weiteren gesetzlich vorgesehenen Aufgaben der informationspflichtigen Stelle kommen würde (Schoch, Kommentar zum IFG, § 1, Rn. 278; Drechsler/Karg, PdK, IZG-SH, Mai 2013, § 5, Ziffer 2.2). Maßgebend ist somit ein zeitlicher und organisatorischer, nicht jedoch ein etwaiger finanzieller Mehraufwand, der entstehen würde, wenn die Informationen nicht in der von der informationspflichtigen Stelle beabsichtigten Art (z.B. Einsichtnahme), sondern in der von der antragstellenden Person begehrten Art (z.B. (digitale) Kopien) erteilt werden würden. Ob dies der Fall ist, ist anhand der konkreten Einzelfallumstände zu beurteilen (z.B. wurde der Personalkörper der informationspflichtigen Stelle beispielsweise bei gleichzeitiger Auslastung der Mitarbeiter reduziert? Wie umfangreich ist das Anliegen der antragstellenden Person? Welche konkrete Gefährdungslage würde sich für die Organisation bei der informationspflichtigen Stelle ergeben, würde der Zugang in der begehrten Art gewährt werden?). Bei dieser Beurteilung ist immer auch zu berücksichtigen, dass die Pflicht, Zugang zu Informationen zu gewähren, genauso zu erfüllen ist, wie beispielsweise die fachspezifischen Aufgaben der informationspflichtigen Stelle.
Beruft sich die informationspflichtige Stelle auf einen deutlich höheren Verwaltungsaufwand, obliegt ihr die entsprechende Darlegungslast. Der antragstellenden Person müssen - in Erfüllung des Begründungserfordernisses gem. § 6 IZG-SH - alle Tatsachen dargelegt werden, die den - gerichtlich voll nachprüfbaren - wichtigen Grund aus Sicht der informationspflichtigen Stelle begründen (vgl. § 6 Abs. 1 Satz 2, 3 IZG-SH).
