7: FAQ - Häufig gestellte Fragen
Die Stellung des Datenschutzbeauftragten im Verhältnis zur Leitung der öffentlichen Stelle
Beteiligungsverpflichtung
Nach Art. 38 Abs. 1 DSGVO stellt der Verantwortliche sicher, dass der Datenschutzbeauftragte ordnungsgemäß und frühzeitig in alle mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen eingebunden wird. Mit dem Begriff „Verantwortlicher“ bezeichnet die DSGVO hier die öffentliche Stelle.
Diese rechtliche Vorgabe verlangt eine aktive Rolle der Leitung einer öffentlichen Stelle im Hinblick auf die Sicherstellung, dass der Datenschutzbeauftragte über jede Änderung oder Neuausrichtung insbesondere von IT-Verfahren informiert wird. Dies betrifft sowohl automatisierte Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Bürgerinnen und Bürgern als auch die Verarbeitung von Beschäftigtendaten.
Der Datenschutzbeauftragte hat somit keine Holpflicht, sondern die Leitung der öffentlichen Stelle hat eine Bringpflicht.
Die Leitung der öffentlichen Stelle muss dies durch entsprechende organisatorische Weisungen gegenüber ihrem Personal sicherstellen.
Dabei ist zu beachten, dass es nicht immer offensichtlich ist, wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, z. B. bei Multifunktionskopierern oder Dienstwagen mit Connected-Car-Funktionalität. Auch in diesen Fällen ist der Datenschutzbeauftragte frühzeitig, beispielsweise bei der Festlegung der Kriterien für eine Beschaffung, einzubeziehen.
