Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein

Auskunftsrecht als zentrales Recht zur Schaffung von Transparenz

Wie schon nach der bisherigen Rechtslage haben betroffene Personen das Recht mit formlosem Antrag und ohne Begründung von einem Verantwortlichen Auskunft über dort gespeicherte personenbezogene Daten zu verlangen. Die Auskünfte können es beispielsweise erleichtern, gezielt weitere Rechte, wie auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung („Sperrung“), geltend zu machen.

Umfang des Auskunftsrechts

Nach Art. 15 Abs. 1 DS-GVO steht der betroffenen Person ein abgestuftes Auskunftsrecht zu.

Zum einen kann die betroffene Person von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob dort sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auch eine Negativauskunft ist erforderlich, wenn der Verantwortliche entweder keine Daten zu dieser Person verarbeitet oder personenbezogene Daten unumkehrbar anonymisiert hat.

Zum anderen kann die betroffene Person ganz konkret Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden (z. B. Name, Vorname, Anschrift, Geburtsdatum, Beruf, medizinische Befunde).

Weiterhin sind bei der Datenauskunft vom Verantwortlichen nach Art. 15 Abs. 1 DS-GVO vor allem noch folgende Informationen mitzuteilen:

• Verarbeitungszwecke,
• Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden (mit Gruppenbezeichnungen wie Gesundheitsdaten, Bonitätsdaten usw.),
• Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern, die diese Daten bereits erhalten haben oder künftig noch erhalten werden,
• geplante Speicherdauer falls möglich, andern-falls die Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer,
• Rechte auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung nach Art. 21 DS-GVO,
• Beschwerderecht für die betroffene Person bei der Aufsichtsbehörde,
• Herkunft der Daten, soweit diese nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden, und
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling mit aussagekräftigen Informationen über die dabei involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen solcher Verfahren.

Im Falle der Datenübermittlung in Drittländer ist über die insoweit gegebenen Garantien gemäß Art. 46 DS-GVO zu informieren (z. B. vereinbarte Standard-Datenschutzklauseln, verbindliche interne Datenschutzvorschriften, d. h. BCR). Keine Drittländer sind die EU-Mitgliedsstaaten und die Vertragsstaaten des EWR.

Form der Auskunftserteilung

Die Auskunftserteilung an die betroffene Person kann nach Art. 12 Abs. 1 Sätze 2 und 3 DS-GVO je nach Sachverhalt schriftlich, elektronisch oder – auf Wunsch der betroffenen Person – mündlich erfolgen. Der Verantwortliche stellt eine Kopie der Daten zur Verfügung (Art. 15 Abs. 3 Satz 1 DS-GVO). Stellt die betroffene Person ihren Auskunftsantrag elektronisch, ist die Auskunft nach Art. 15 Abs. 3 Satz 2 DS-GVO in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung zu stellen (z. B. im PDF-Format). Als datenschutzfreundlichste Gestaltung wird in Erwägungsgrund (ErwGr.) 63 Satz 4 ein vom Verantwortlichen eingerichteter Fernzugriff der betroffenen Person auf ihre eigenen Daten bezeichnet. Alle Kommunikationswege müssen angemessene Sicherheitsanforderungen erfüllen.

Frist für die Auskunftserteilung

Auskunftserteilungen müssen gemäß Art. 12 Abs. 3 DS-GVO unverzüglich erfolgen, spätestens aber innerhalb eines Monats; nur in begründeten Ausnahmefällen kann die Monatsfrist überschritten werden, worüber die betroffene Person zu informieren ist (Art. 12 Abs. 3 Satz 3 DS-GVO). Der Verantwortliche muss (vorbereitend) geeignete organisatorische Maßnahmen treffen, damit die betroffene Person eine beantragte Auskunft zeitnah und in verständlicher Form erhalten kann (Art. 12 Abs. 1 Satz 1 und Art. 5 Abs. 2 DS-GVO).

Kosten der Auskunftserteilung

Die Auskunftserteilung an die betroffene Person
(z. B. als Kopie) muss durch den Verantwortlichen regelmäßig unentgeltlich erfolgen, Art. 12 Abs. 5 Satz 1 DS-GVO. Für weitere Kopien kann er ein angemessenes Entgelt fordern. Außerdem kann bei offenkundig unbegründeten oder exzessiven Anträgen ein angemessenes Entgelt für die Auskunft verlangt werden (Art. 12 Abs. 5 Satz 2, ErwGr. 63).

Identitätsprüfung

Es muss sichergestellt werden, dass die zu beauskunftenden Daten nicht unbefugten Dritten zur Verfügung gestellt werden. Hierauf ist auch insbesondere bei mündlicher oder elektronischer Auskunftserteilung zu achten. Hat der Verantwortliche begründete Zweifel an der Identität eines Antragstellers auf Datenauskunft, so kann er nach Art. 12 Abs. 6 DS-GVO zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität nachfordern (z. B. eine Postadresse bei elektronischem Auskunftsantrag).

Grenzen des Auskunftsrechts

Bei einer großen Menge von gespeicherten Informationen über die betroffene Person kann der Verantwortliche verlangen, dass präzisiert wird, auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge sich das Auskunftsersuchen konkret bezieht (ErwGr. 63 Satz 7). Das kann z. B. bei Banken oder Versicherungen mit umfangreichen Vertragsbeziehungen zu der betroffenen Person der Fall sein.

Offenkundig unbegründete oder exzessive Anträge einer betroffenen Person können zur Ablehnung oder zu einer Kostenerstattungspflicht führen (Art. 12 Abs. 5 S. 2 DS-GVO). Die betroffene Person muss jedoch (und zwar kostenfrei) ihr Recht in angemessenen Abständen wahrnehmen können, um sich der Verarbeitung bewusst zu sein und deren Rechtmäßigkeit überprüfen zu können (ErwGr. 63). Eine Ablehnung oder Kostenerstattung kommt daher nur in Ausnahmefällen in Betracht. Der Verantwortliche trägt die Beweislast für das Vorliegen eines unbegründeten oder exzessiven Antrags (Art. 12 Abs. 5 Satz 3 DS-GVO). Er muss der betroffenen Person in der Regel die Gründe für die Verweigerung der Auskunft mitteilen und sie über Rechtsschutzmöglichkeiten informieren (Art. 12 Abs. 4 DS-GVO).

Das BDSG-neu enthält in § 34 noch weitere Eingrenzungen des Auskunftsrechts, insbesondere für Archivdaten und Protokollierungsdaten.

Ob und wenn ja wie weit die Regelungen des BDSG-neu zur Einschränkung der Betroffenenrechte wegen des bestehenden Anwendungsvorrangs der DS-GVO angewendet werden können, bleibt eine Entscheidung im jeweiligen konkreten Einzelfall vorbehalten.

Beachtung Rechte Dritter

Die Auskunftserteilung an die betroffene Person darf nach Art. 15 Abs. 4 DS-GVO sowie ErwGr. 63 Satz 5 die Rechte des Verantwortlichen oder anderer Personen nicht beeinträchtigen, was bei Geschäftsgeheimnissen oder bei Daten mit Bezug auch auf andere Personen der Fall sein kann. Dies darf im Ergebnis aber nicht dazu führen, dass jegliche Auskunft verweigert wird.

Rechtfolgen bei Verstoß

Unterlassene oder nicht vollständige Auskunftserteilungen an betroffene Personen sind nach Art. 83 Abs. 5 lit. b DS-GVO mit einer hohen Geldbuße bedroht.

Empfehlung

Es ist für Verantwortliche ratsam, rechtzeitig im eigenen Interesse organisatorische Vorkehrungen für zügige und korrekte Auskunftserteilungen zu treffen.

 

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Anmerkung zur Nutzung dieses Kurzpapiers: 

Dieses Kurzpapier darf – ohne Rückfrage bei einer Aufsichtsbehörde – kommerziell und nicht kommerziell genutzt, insbesondere vervielfältigt, ausgedruckt, präsentiert, verändert, bearbeitet sowie an Dritte übermittelt oder auch mit eigenen Daten und Daten Anderer zusammengeführt und zu selbständigen neuen Datensätzen verbunden werden, wenn der  folgende  Quellenvermerk  angebracht  wird:
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