Aufbewahrung ärztlicher Dokumentationen bei Insolvenz der Arztpraxis
Wenn im Rahmen der Auflösung einer Arztpraxis ein Insolvenzverwalter tätig wird, stellen sich zwei Probleme. Zum einen ist fraglich, in welchem Umfang der Verwalter Einblick in die ärztlichen Unterlagen nehmen darf. Zum anderen muss geklärt werden, wer für die Aufbewahrung der Dokumentation verantwortlich ist.
Der Einblick in ärztliche Unterlagen
Die Auflösung der Praxis – im Rahmen einer Insolvenz oder auf anderem Wege – berührt die ärztliche Schweigepflicht nicht. Der Insolvenzverwalter ist deshalb ohne Einwilligung der Patienten nicht berechtigt, die Patientenakten einzusehen, der Arzt darf keine Einsicht gewähren.
Davon losgelöst ist die Einsicht in die Bücher und Geschäftsunterlagen der Praxis zu beurteilen. Die Aufgabe des Insolvenzverwalters besteht darin, einen Überblick über die Vermögenssituation der Praxis zu gewinnen und die Geschäfte abzuwickeln. Dabei wird es mitunter (z.B. bei offenen Forderungen gegen Privatpatienten) unvermeidlich sein, dass in gewissem Umfang medizinische Informationen offenbar werden. Soweit dies zur Wahrnehmung rechtlicher Interessen dient, kann eine Kenntnisnahme von Patientenunterlagen zulässig sein. Dies ist aber auf das erforderliche Minimum zu beschränken.
Die Aufbewahrung der Unterlagen
Die Aufbewahrungspflicht des Arztes ist eine höchstpersönliche Verpflichtung, die sich aus dem Standesrecht, dem Behandlungsvertrag und – in Einzelfällen – aus gesetzlichen Normen ergibt. Ärztliche Aufzeichnungen sind zumindest für die Dauer von zehn Jahren aufzubewahren; im Einzelfall werden gesetzlich längere Zeiträume vorgeschrieben. Ebenso wie die Schweigepflicht wird die Aufbewahrungspflicht durch die Auflösung der Praxis nicht berührt. Es ergeben sich aber einige Überlagerungen durch das Insolvenzrecht.
Der Insolvenzverwalter ist verpflichtet, das zur Insolvenzmasse gehörende Vermögen in Besitz zu nehmen. Gleichzeitig verliert der Arzt das Recht, das Vermögen zu verwalten und über es zu verfügen.
Wenn die Praxis als Ganzes erhalten bleibt und veräußert wird, kann die Dokumentation des Patientenstammes ein wertbildender Faktor ("goodwill”) sein. Ohne Genehmigung des Insolvenzverwalters darf der Arzt deshalb die Unterlagen nicht zu Erwerbszwecken nutzen. Wegen des fortbestehenden Patientengeheimnisses darf aber auch der Insolvenzverwalter die Unterlagen nicht nutzen. Eine praktische Lösung kann darin bestehen, dass der Insolvenzverwalter für den Zeitraum der Abwicklung den Schlüssel der Praxis erhält, der Schlüssel für die Aktenschränke jedoch beim Arzt verbleibt. Wenn die Unterlagen während des Insolvenzverfahrens extern gelagert werden und hierdurch Kosten entstehen, so handelt es sich um Masseverbindlichkeiten. Kann die ordnungsgemäße Aufbewahrung nur unter Verursachung derartiger Kosten sichergestellt werden, so sind diese Verbindlichkeiten wegen der großen Bedeutung des Patientengeheimnisses und der gesetzlichen Verpflichtung zu dessen Beachtung vorrangig zu bedienen.
Wird die Praxis dagegen endgültig aufgelöst und das vorhandene Vermögen (einzeln) zugunsten der Gläubiger verwertet, so stellt die Dokumentation allein keinen wirtschaftlichen Wert dar und wird somit (abgesehen von den oben erwähnten Fällen, in denen noch offene Forderungen bestehen) vom Insolvenzrecht nicht erfasst. Die Aufbewahrungspflicht bleibt als höchstpersönliche Pflicht des Arztes bestehen. Dieser muss die Unterlagen also entweder selbst verwahren, oder – so er mangels räumlicher, finanzieller oder tatsächlich Kapazitäten nicht dazu in der Lage ist – in gehörige Obhut geben. Hierfür ist eine zuverlässige Archivierungsstelle, im Idealfall ein Arzt, zu wählen. Wenn sich aufgrund besonderer Umstände in Einzelfällen die Gefahr ergibt, dass Unterlagen nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden, besteht als letzte Maßnahme die Möglichkeit, die Akten über die Ärztekammer Schleswig-Holstein in Obhut zu geben.
